Vanwege de coronamaatregelen is thuiswerken momenteel de norm. Veel ondernemers schaffen producten en diensten aan om dit thuiswerken te faciliteren of te vergemakkelijken. Denk bijvoorbeeld aan een bureau, een wandlamp, energie- en/of schoonmaakkosten. Dit roept de vraag op of en hoeveel btw u op deze kosten in aftrek kunt brengen. Wij zetten de verschillende soorten btw die u kunt aftrekken voor u uiteen. Let wel, het onderstaande geldt in principe alleen voor ondernemers, niet voor een werknemer of DGA.

Heeft u recht op bt- aftrek?

Het begrip werkruimte kent, in tegenstelling tot bijvoorbeeld de inkomstenbelasting, voor de btw-aftrek geen vereisten. Het is hierbij dus niet van belang of sprake is van een (niet)-kwalificerende werkruimte, zoals in de inkomstenbelasting het geval is. Recht op aftrek van btw bestaat enkel en alleen wanneer de (inkoop)btw toerekenbaar is aan btw-belaste activiteiten. Deze situatie is niet anders als het gaat om werkruimtes in huis. Indien de aankopen zien op btw-belaste activiteiten, mag u in principe btw aftrekken. Hiervoor is wel vereist dat sprake is van een factuur met correcte tenaamstelling, gericht aan u als btw-ondernemer. Vervolgens moet wel goed bekeken worden hoeveel btw u mag aftrekken. Dat zetten we hieronder voor u uiteen.

 

Welke btw-kosten voor uw werkruimte zijn volledig aftrekbaar?

Aankopen die u volledig ten behoeve van uw werkruimte doet, komen volledig voor aftrek in aanmerking, mits u enkel btw-belaste activiteiten verricht. U moet het zakelijke gebruik van de werkruimte uiteraard wel aannemelijk kunnen maken. Schaft u bijvoorbeeld een bureau(stoel), lamp, vloer, verwarming of raam aan die u in uw werkruimte 100% zakelijk gebruikt? Dan kunt u de btw over deze aanschaf volledig aftrekken.

 

Welke btw-kosten voor thuiswerken zijn deels aftrekbaar?

Naast kosten die volledig toerekenbaar zijn aan uw werkruimte, maakt u ook kosten die deels toerekenbaar zijn aan “het privégedeelte” van uw woning. Denk hierbij aan energiekosten, kosten ten behoeve van de schoonmaak of (ver)bouwkosten. Dergelijke gemengde kosten komen deels voor aftrek in aanmerking. Hierbij moet u bepalen in hoeverre de kosten toerekenbaar zijn aan uw werkruimte. De meest gebruikte methode hierbij is het bepalen van aftrek op basis van woonoppervlakte. Het onderstaande voorbeeld verduidelijkt het een en ander.

Voorbeeld

Een interieurontwerper werkt vanuit een werkkamer in haar privéwoning. De interieurontwerper maakt de volgende kosten inclusief btw: € 242 energiekosten (€ 42 btw), € 96,80 schoonmaakkosten (€ 16,80 btw) en schilderkosten binnenshuis € 605 (€ 105 btw). Al deze kosten zien op de gehele woning. De totale oppervlakte van de woning is 120 m², de werkkamer heeft een oppervlakte van 24 m². De werkkamer beslaat dus 20% (24 / 120 * 100) van de woning. Dit heeft tot gevolg dat ze 20% van de btw op gemengde kosten in aftrek mag brengen. De interieurontwerper mag dus 0,2 * (€ 42 + € 16,80 + € 105) = € 163,80 als voorbelasting in aftrek brengen, mits de werkruimte louter voor de onderneming wordt gebruikt.

 

Let op! Het is van groot belang dat u de aftrek van btw kunt onderbouwen als de Belastingdienst hierom verzoekt. Het is cruciaal dat uit de administratie duidelijk blijkt hoe de btw-aftrek precies is berekend. U moet dan ook beschikken over facturen die aan de factuurvereisten voldoen. Indien u geen onderbouwing kunt geven voor de aftrek van btw, moet u deze terugbetalen.

Wanneer trekt u de btw af?

Bij het bepalen van het moment van aftrek is de factuurdatum leidend. Hierbij moet u goed opletten of het gaat om eenmalige kosten (zoals de aanschaf van meubilair) of maandelijkse kosten (zoals energie). Eenmalige kosten kunt u in één keer aftrekken in de btw-aangifte die betrekking heeft op de factuurdatum. Bij maandelijkse kosten zult u in de regel drie factuurbedragen moeten optellen, aangezien de btw-aangifte doorgaans per kwartaal gedaan wordt.

 

Let op: voor de inkomstenbelasting andere regels gelden. Voor meer informatie hierover verwijzen wij naar onze eerder uitgebrachte Advieswijzer Kantoor aan huis 2019.