We hebben voor u een top 5 gemaakt van de meest gestelde vragen over de behandeling van vergoedingen en verstrekkingen onder de werkkostenregeling.

Vallen geschenken bij bijzondere gebeurtenissen, zoals ziekte of jubilea, onder het loon van mijn werknemers?

Onder de werkkostenregeling is het geven van een geschenk bij een bijzondere gebeurtenis in beginsel loon. Wanneer u echter een attentie geeft buiten de werkgever-werknemerrelatie (bijv. een fruitmand bij ziekte of een beer bij geboorte van een kind) is er geen sprake van loon als de waarde van het geschenk niet meer bedraagt dan € 25 (incl. btw), geen geld of een waardebon is en anderen voor deze bijzondere gebeurtenis ook een geschenk zouden geven.

Onder de werkkostenregeling kunt u ervoor kiezen om de geschenken onder te  brengen in de vrije ruimte. Alleen als een werknemer 25 of 40 jaar bij u in dienst is, mag u eenmalig onbelast een geschenk/onbelaste uitkering aan de werknemer geven.

Hoe moet ik omgaan met personeelsfeesten e.d. voor mijn werknemers?

Als u een personeelsfeest voor uw werknemers organiseert is dat onder de werkkostenregeling afhankelijk van de locatie. Voor een feest op de werkplek zijn de consumpties onbelast. Dat geldt ook voor deelnemende werknemers van andere vestigingen, locaties en kantoren. Feesten op externe locaties en vergoedingen voor personeelsfeesten zijn loon van de werknemers die u in de vrije ruimte kunt onderbrengen. Dezelfde regeling is van toepassing op Sinterklaasfeesten. Wanneer u bij die gelegenheid echter een cadeau geeft aan de kinderen van uw werknemers dan is dat loon dat in de vrije ruimte valt.

Vallen maaltijden in verband met overwerk in de vrije ruimte?

Wanneer uw werknemers, al dan niet verwacht, moeten overwerken en u aan hen maaltijden vergoedt of verstrekt, kunt u dat onbelast doen. De maaltijd is in geval van overwerk meer dan bijkomstig zakelijk. Dit geldt sowieso als werknemers tussen 17:00 en 20:00 uur niet in staat zijn om thuis te eten.

Kan ik onbelast bedrijfskleding aan mijn werknemers ter beschikking stellen?

Vergoedingen voor en verstrekkingen van kleding die eigendom wordt van de werknemer zijn belast. U kunt er voor kiezen om dit onder te brengen in de vrije ruimte.

Wanneer u kleding ter beschikking stelt aan uw werknemers kunt u dat onbelast doen als het werkkleding is die (deels) op de werkplek wordt gedragen. Er is sprake van werkkleding als voldaan wordt aan één van onderstaande voorwaarden:

  • De kleding is alleen geschikt om op de werkplek te dragen (bijvoorbeeld labjas).
  • De kleding bevat een of meerdere logo’s van in totaal meer dan 70 cm².
  • De kleding blijft aantoonbaar achter op de werkplek.
  • De kleding is een uniform of overall (politie, militairen, stewardessen).
  • Of de Arbo-wet verplicht u de kleding ter beschikking te stellen (veiligheid).

Kan ik mijn werknemers de contributie van een vakbond onbelast vergoeden?

Onder de oude regeling voor vrije vergoedingen en verstrekkingen vallen vergoedingen voor vakbondscontributie niet onder het loon van de werknemers. Dit was dus voorheen een onbelaste vergoeding. Als u de werkkostenregeling toepast behoren dergelijke vergoedingen echter wel tot het loon van de werknemers. U kunt ervoor kiezen deze in de vrije ruimte onder te brengen.

Geschreven door:

Belastingadviseur Mariëlle Spuijbroek

mr. Mariëlle Spuijbroek

Partner en belastingadviseur