Door de invoering van de werkkostenregeling zijn er nieuwe begrippen geïntroduceerd en worden bestaande definities van begrippen aangepast. We leggen deze begrippen graag aan u uit.

Wat wordt verstaan onder ‘vrije ruimte’?

Als u vergoedingen en verstrekkingen geeft aan uw werknemers, moet u in beginsel de waarde daarvan inclusief btw aanmerken als (eindheffings)loon. U hoeft over 1,5% (vanaf 1 januari 2015: 1,2%) van uw totale fiscale loonsom van een jaar geen loonheffingen te betalen over de vergoedingen en verstrekkingen die u tot het eindheffingsloon heeft gerekend. Dit wordt de vrije ruimte genoemd. Wanneer blijkt dat het totaal aan vergoedingen en verstrekkingen dat u in de vrije ruimte heeft ondergebracht meer dan 1,5% bedraagt, dan moet u daar 80% eindheffing over betalen. Houd uw vrije ruimte daarom goed in de gaten.

Niet alle vergoedingen en verstrekkingen moeten tegen de volledige of werkelijke waarde worden opgenomen in de vrije ruimte. Er zijn zelfs vergoedingen en verstrekkingen die helemaal niet of voor € 0 in de vrije ruimte mogen worden opgenomen. We hebben ze voor u op een rijtje gezet:

  • gerichte vrijstellingen;
  • nihilwaarderingen;
  • en intermediaire kosten.

Wat wordt bedoeld met ‘gerichte vrijstellingen’?

In de werkkostenregeling zijn enkele zaken opgenomen die u onbelast mag vergoeden, verstrekken of ter beschikking stellen. Deze worden gerichte vrijstellingen genoemd. Alleen de volgende vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen zijn gericht vrijgesteld:

  • Vervoer, bijvoorbeeld voor openbaar vervoer en vergoedingen voor reizen met eigen vervoer tot € 0,19 per kilometer.
  • Tijdelijk verblijf in het kader van de dienstbetrekking, bijvoorbeeld overnachtingen tijdens dienstreizen en maaltijden.
  • Cursussen, congressen, vakliteratuur en dergelijke om de kennis en vaardigheden van uw werknemers op peil te houden en/of te verbeteren.
  • Studies en/of opleidingen van werknemers om hun inkomen te verhogen en procedures tot erkenning van behaalde competenties (EVC-procedures).
  • Kosten voor verhuizingen die samenhangen met de dienstbetrekking, maximaal € 7.750 en de werkelijke kosten voor de overbrenging van de boedel.
  • Extraterritoriale kosten: dit zijn de kosten die buitenlandse werknemers moeten maken om zich in Nederland te kunnen vestigingen en integreren.

Vanaf 1 januari 2015:

  • Werkplekgerelateerde voorzieningen, nog niet duidelijk is welke werkplekgerelateerde voorzieningen hiermee worden bedoeld.
  • Onder voorwaarden kortingen op branche-eigen producten tot maximaal € 500.
  • Gereedschappen, computers, mobiele communicatiemiddelen voor zover voldaan wordt aan het noodzakelijkheidscriterium.

De gerichte vrijstellingen kunt u ook opnemen in een vaste kostenvergoeding. U moet dan wel aan twee voorwaarden voldoen:

  • De vergoedingen, verstrekkingen of terbeschikkingstellingen merkt u aan als eindheffingsloon. Doet u dat niet, dan zijn deze loon van uw werknemers.
  • De vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen blijven binnen de normen die de wet hieraan stelt. Als u de normen overschrijdt zijn er meerdere mogelijkheden. U moet het meerdere opnemen in de vrije ruimte, aanmerken als loon van uw werknemers of een combinatie hiervan.

Het begrip ‘nihilwaarderingen’

Alles wat u aan werknemers vergoedt, verstrekt en ter beschikking stelt, is in beginsel loon. Voorzieningen die u op de werkplek van uw werknemers ter beschikking stelt moet u dus onder de vrije ruimte brengen. Om dergelijke voorzieningen niet ten koste van uw vrije ruimte te laten gaan mag u deze waarderen op nihil (€ 0). Het gaat om de volgende voorzieningen:

  • vaste computers, telefoons en internet;
  • bedrijfsfitness (enkel kracht- en conditietraining);
  • arbovoorzieningen (bijvoorbeeld beschermende kleding of EHBO-cursus);
  • consumpties die geen deel uitmaken van maaltijden;
  • werkkleding (bijvoorbeeld uniform of kleding met bedrijfslogo van ≥70 cm²);
  • rentevoordeel van personeelsleningen voor een fiets, scooter of eigen woning;
  • abonnementen of voordeelurenkaarten voor het openbaar vervoer;
  • waarde van huisvesting en inwoning als dat voor dienstbetrekking nodig is.

Tot 31 december 2014:

  • apparatuur, instrumenten en gereedschappen (blijft achter of zakelijk gebruik ≥90%);
  • voldoende zakelijk gebruikte laptops (≥90%) en mobiele telefoons (>10%).

Voor nihilwaarderingen is het van belang wat de werkplek is. Lees voor meer informatie het artikel “De werkplek”.

Intermediaire kosten

Het gaat hier met name om kosten die uw werknemers aan u hebben voorgeschoten. Deze kosten kunt u onbelast vergoeden. Hieronder enkele voorbeelden van intermediaire kosten:

  • Kosten voor zaken die tot het eigendom van uw bedrijf horen (bijvoorbeeld kantoormaterialen).
  • Kosten voor zaken die tot het eigendom van uw bedrijf horen en u aan uw werknemers ter beschikking stelt (bijvoorbeeld laptops).
  • Kosten die niet samenhangen met het functioneren van uw werknemers, maar specifiek met de bedrijfsvoering (bijvoorbeeld benzinekosten voor een auto van de zaak).
  • Kosten die uw werknemers maken voor externe representatie van uw bedrijf (bijvoorbeeld een fles wijn als relatiegeschenk).