Bent u veel tijd kwijt aan uw administratie en loopt u vaak achter omdat u er simpelweg niet aan toe komt? Wees gerust: u bent niet de enige. Maar u kunt er wel iets aan doen! In deze case beschrijven we hoe een ander bedrijf dat aanpakte en wat het hen opleverde: een flinke tijdsbesparing en de mogelijkheid om te sturen op actuele cijfers in plaats van op de bankrekening!

Dit groeiende logistiekbedrijf met een omzet van meer dan €500.000 per jaar en zo’n 20 medewerkers besloot begin dit jaar de administratie volledig op de schop te gooien. Het bedrijf is gespecialiseerd in webshop fulfillment en biedt diensten waarmee bedrijven hun hele logistiek kunnen outsourcen: van opslag tot assemblage, etikettering, orderpicking en verzending. Tot die tijd deed de eigenaar zijn administratie zelf en liet hij eens per jaar een accountant de jaarrekening opstellen. Waarop liep het spaak in het administratieproces? Welke onderdelen konden efficiënter en wat levert ze dat op? We vroegen het aan relatiebeheerder Evelien Glerum – van den Berg.

Van sturen op basis van de bankrekening…

‘Deze ondernemer heeft de afgelopen jaren continu keihard gewerkt en zuinig geleefd’, vertelt Evelien. ‘Dat begint nu zijn vruchten af te werpen: er komen de laatste tijd steeds meer opdrachten binnen. Daardoor krijgt hij het steeds drukker en blijft de administratie steeds verder achter. Dat kan zo niet langer, vond hij zelf. En dus schakelde hij ons in om de administratie op orde te brengen, de jaarrekeningen bijtijds aan te leveren en financieel advies te geven. Want er waren toch nog best wat zaken die handiger konden.

Eén van de gevolgen van het niet volledig op orde hebben van zijn administratie, is dat hij veel besloot op basis van zijn gevoel. Zijn bankrekening was zijn belangrijkste graadmeter voor het succes van zijn bedrijf. Maar hierdoor miste hij belangrijke inzichten in bijvoorbeeld resultaten en debiteurstanden. Die belangrijke indicatoren werden pas een jaar (of meer) later inzichtelijk wanneer de jaarrekening werd besproken. En dan kun je natuurlijk niet meer ingrijpen!’

… naar sturen op basis van een actueel dashboard

‘Precies vanwege die belangrijke inzichten en de mogelijkheid om tussentijds bij te sturen, besloot deze ondernemer zijn administratie op de schop te gooien met onze hulp. Eerst brachten we de afgelopen boekjaren op orde. Vanaf 2020 verzorgen wij de administratie en hebben we het gelijk slim ingericht en deels geautomatiseerd. Het voordeel daarvan is dat de administratie altijd up-to-date is én klopt. Die actuele cijfers verzamelen we vervolgens in één overzichtelijk dashboard. Zo ziet hij precies hoe zijn bedrijf ervoor staat op gebied van omzet, kosten en marges. Ook wij kijken geregeld mee, en geven hier en daar een seintje. Zo kan hij nu wél direct ingrijpen en bijsturen wanneer er kansen liggen of de marges achterblijven.

Een goed voorbeeld hiervan was het werk voor een van zijn grootste opdrachtgevers. De omzet steeg flink en die opdrachtgever leek flink bij te dragen aan zijn groei. Maar de winsten bleven echter achter. Samen met adviseurs van onze partner Crossminds heeft hij toen gekeken hoe dat kwam. Wat bleek: de arbeidskosten op deze opdrachtgever waren te hoog waardoor hij een verlies op die opdrachtgever leed in de afgelopen twee jaren. Hij spendeerde vaak een dagdeel aan het werken voor die grote klant en had minder tijd over voor de klanten waar hij een hoger rendement op had. Een cruciaal inzicht dat je op basis van je bankrekening niet ziet! Daarom hebben we in zijn dashboard ook de winst per opdrachtgever in beeld gebracht. Zo kan hij gericht onderhandelen over de prijs of doorschakelen naar beter renderende klanten.’

 


Mogelijk ook interessant voor u:
Whitepaper: Waarom een dashboard cruciaal is voor mkb-ondernemers


 

Flinke tijdsbesparing door geautomatiseerde administratie

‘Een bijkomend voordeel van het automatiseren van de administratie was dat hij amper meer naar zijn administratie hoefde om te kijken’, legt Evelien uit. ‘En hoewel tijdsbesparing niet de hoofdreden was, heeft hij daar heel veel profijt van gehad. Want toen het coronavirus uitbrak en mensen steeds meer online gingen shoppen piekte het aantal opdrachten flink. Hij heeft het nu drukker dan ooit!’

Evelien vertelt: ‘Ondanks dat ze al wel werkten met een boekhoudsysteem, werden de kosten bijvoorbeeld vaak aan de verkeerde periodes of posten toegewezen. Dat geeft gedurende het jaar een vertekenend beeld van je omzet, kosten en resultaat. In de administratie van 2020 hebben we dat gelijk opgelost door alle inkoopfacturen zoveel mogelijk digitaal te ontvangen op één plek. En wat niet digitaal binnenkomt kan eenvoudig met een telefoon worden ingescand. Het systeem wordt vervolgens per crediteur geleerd aan welke posten de facturen moeten worden toegekend. Ook kunnen de betalingen worden verricht vanuit de administratie. Zo hoeven ze de betaling namelijk niet meer zelf via de bank in te voeren, is de kans op fouten veel kleiner en hoeven wij geen controle meer uit te voeren. Zo verloopt de administratie van de inkoop grotendeels automatisch en worden fouten voorkomen.’

Steeds efficiënter werken

‘De volgende stap is het factureren vanuit het boekhoudsysteem of zijn pakket voor warehouse management systeem. Ook daarmee valt weer flinke tijdswinst te behalen: de facturen zijn altijd netjes opgemaakt en bijvoorbeeld de artikelcodes en adressen staan al in het systeem. Dat scheelt weer zoekwerk. En ook de kans op fouten veel kleiner: de prijzen, artikelcodes en adressen kloppen altijd en berekeningen en afrondingen gebeuren automatisch. Bovendien wordt alles direct verwerkt in de boekhouding waardoor je nooit meer een factuur mist, je altijd alle data hebt en bijvoorbeeld ook de btw-aangifte sneller kunt maken. We zijn nu aan het uitzoeken vanuit welk pakket dat het handigste is. We willen namelijk dat de wijzigingen (prijzen en klantdata) in het ene pakket ook automatisch worden doorgevoerd in het andere pakket. Ook dat scheelt tijd én fouten.

De komende periode staat in het teken van efficiënter werken. De eerste stappen voor de administratie zijn daarin genomen. Nu moeten er ook op de werkvloer stappen worden genomen. Het lastige is wel dat hij vaak weinig liquiditeit heeft doordat hij veel voorfinanciert en de omzet pas achteraf binnenkomt. Daardoor kan hij nu nog niet goed investeren in efficiënte oplossingen. Om die reden focussen we ons nu op het verhogen van de omzet en uiteindelijk de winst. Zo ontstaat vanzelf de ruimte om weer een volgende stap te zetten. Bijvoorbeeld met een verhuizing naar een groter pand waar hij meer kan stapelen in de hoogte en zo sneller bij alle producten kan. En doordat de administratie nu op orde is kunnen we straks met cijfers onderbouwen wanneer hij die stap kan nemen!’