Vanwege het coronavirus werkt Nederland zo mogelijk thuis. Een vaste reiskostenvergoeding voor het woon-werkverkeer mag u echter gewoon onbelast doorbetalen, zo werd recent bekendgemaakt. Ook worden bepaalde administratieve lasten rondom de loonheffing tijdelijk versoepeld. Wij zetten het voor u op een rijtje.

Lees hier meer over de huidige stand van zaken wat betreft de reiskostenvergoeding en het coronavirus.

Vaste vergoeding reiskosten: hoe zit dat precies?

Veel werkgevers kiezen er vanwege de administratieve overlast voor om reiskosten voor het woon-werkverkeer volgens een vaste methode te berekenen. Voor werknemers die in de regel naar een vaste werkplek reizen, moet u de vergoeding dan baseren op 214 werkdagen per jaar. Hierin is al rekening gehouden met vakantie, ziekteverzuim e.d.

Let op! U mag deze methode toepassen als de werknemer vermoedelijk 36 weken of meer per jaar naar de vaste werkplek reist.

Berekening vaste vergoeding reiskosten per maand

De vaste reiskostenvergoeding berekent u vervolgens door het aantal woon-werkkilometers heen en terug te vermenigvuldigen met 214. Voor dit aantal kilometers mag u maximaal € 0,19/km vergoeden. Dit bedrag deelt u door 12 om het bedrag per maand te berekenen.

Let op! Voor parttimers past u de vergoeding naar evenredigheid toe.

Thuiswerken vanwege corona: hoe moet dat met de reiskostenvergoeding?

Voor een werknemer die thuis werkt vanwege het coronavirus, mag u de onbelaste vergoeding gewoon blijven doorbetalen. Dit is onlangs door het ministerie van Financiën vastgelegd. Echter is dit géén verplichting ten opzichte van de werknemer. Het is ook toegestaan de vaste reiskostenvergoeding stop te zetten voor de werknemer die thuis werkt, tenzij hierover in de arbeidsovereenkomst of de geldende cao een afwijkende regeling over opgenomen is. De werknemer heeft de reiskosten ten slotte niet meer nodig, gezien hij thuis werkt. Het niet langer uitbetalen van reiskostenvergoeding is dus arbeidsrechtelijk bekeken niet verplicht en scheelt in uw kosten, maar is fiscaal gezien wel interessant.

Let op! Voor werknemers die meer dan 75 kilometer van het werk wonen, moet u na afloop van het jaar de uitbetaalde vergoeding herrekenen op basis van het werkelijke aantal kilometers. Voor de periode waarin thuis wordt gewerkt, mag u echter blijven uitgaan van de aangenomen feiten waar de vergoeding op gebaseerd is.

Geen tegemoetkoming voor reiskosten op declaratiebasis

Als u reiskosten op declaratiebasis vergoedt, is de verruiming niet van toepassing. Deze geldt namelijk alleen voor vaste vergoedingen.

Versoepeling administratieve lasten

Als werkgever heeft u rondom de loonheffing bepaalde administratieve verplichtingen, die onder de huidige omstandigheden lastig kunnen zijn om tijdig na te komen. Voor de duur van de coronacrisis, zal de belastingdienst soepel met de regels omgaan wanneer de werkgever daarom een wettelijke administratieve verplichting niet tijdig of niet volledig nakomt en dit indien mogelijk herstelt zodra dit kan. Een voorbeeld is dat het op dit moment wellicht niet mogelijk is om de identiteit van een nieuwe werknemer vast te stellen aan de hand van een origineel identiteitsbewijs. In deze situatie mag het anoniementarief achterwege blijven. Uiteraard dient wel een kopie van het identiteitsbewijs tijdig bij de loonadministratie te worden bewaard.

Kennisdossier op onze website

Wilt u weten welke mogelijkheden u heeft om uw bedrijfsproces af te stemmen op de huidige genomen maatregelen in verband met het coronavirus? Of wat u kunt doen om uw bedrijf gezond te houden? Op onze website hebben we een pagina ingericht waar ons specialistenteam corona de komende tijd regelmatig haar kennis met u deelt. Houd deze pagina in de gaten, zodat u de juiste keuzes kunt maken voor uw organisatie. Heeft u specifieke vragen over de gevolgen voor uw organisatie? Neem dan contact op met uw contactpersoon bij Moore DRV of het specialistenteam corona. U kunt ook uw contactgegevens achterlaten en wij nemen contact met u op.

Geschreven door:

Belastingadviseur Tamara van Mourik

Tamara van Mourik

Belastingadviseur en loonbelastingspecialist