Case: uw winst verhogen door optimalisaties in uw (ERP)-systeem

Case: uw winst verhogen door optimalisaties in uw (ERP)-systeem

Case: uw winst verhogen door optimalisaties in uw (ERP)-systeem

Expertise: Performance Improvers
Onderwerp: Innovatie » Ondernemen
Laatste update: 14 mei 2019
Gepubliceerd: 14 mei 2019

Een onderneming in de Print & Fullfilment maakt een zeer kleine winst door een slecht functionerend systeem en onvoldoende afstemming tussen de afdelingen. Om door middel van optimalisaties de winst de komende twee jaar flink te verhogen, is DRV Performance Improvers door het nieuwe management gevraagd een quick scan uit te voeren.

Door achtergebleven investeringen in het ERP-systeem, de ontwikkeling van nieuwe activiteiten en het personeelsverloop in de voorbije jaren wordt het kernproces op dit moment onvoldoende gefaciliteerd door de gebruikte systemen. Ook kan met het systeem de benodigde managementinformatie niet op maat worden gemaakt. Een deel van de problemen wordt veroorzaakt door een niet goed doordachte inrichting van het ERP-systeem, dat bovendien niet meer wordt ondersteund door de leverancier. Upgraden is daarbij geen optie meer door de grote hoeveelheid maatwerk dat in de loop der jaren is gerealiseerd.

De gevolgen van het slecht functionerende ERP-systeem waren groot. De volgende problemen waren merkbaar.

  • Doordat verkoopprijzen voor klanten niet in het systeem staan en per klant vaak verschillen, bestaat er een grote kans op fouten bij de facturatie.
  • De kostprijzen van bewerkingen zijn niet bekend en daarom niet ingevoerd in het systeem. Hierdoor kunnen geen nacalculaties worden gemaakt.
  • De inkoopprijzen van leveranciers staan niet in het systeem. De inkopen vinden daardoor nu buiten het systeem om plaats (via telefoontjes en e-mails), waarbij inkopers zelf lijstjes met prijzen bijhouden.
  • De omzet wordt geboekt op slechts drie omzetrekeningen (drie btw categorieën). Hierdoor is er geen inzicht in de omzet per bewerkingsgroep/divisie.
  • Benodigde velden in het ERP-systeem zijn niet verplicht gemaakt. Hierdoor ontbreekt er geregeld cruciale informatie waardoor het proces wordt vertraagd.
  • Het bedrijf produceert samengestelde artikelen, waarbij een serie van bewerkingen wordt uitgevoerd om tot een bepaald eindproduct te komen. Deze samengestelde artikelen zijn echter niet aangemaakt in het systeem, waardoor alles op basis van de onderliggende bewerkingen wordt gefactureerd.
  • Omdat het ERP-systeem niet goed functioneerde is in de loop der jaren veel andere software aangeschaft. Helaas is deze software niet gekoppeld aan het ERP-pakket waardoor er sprake is van:

    • o Dubbele invoer van gegevens.
    • o Deelprocessen die volledig buiten het ERP-systeem om lopen.
    • o Een behoorlijk grote kans op fouten, ook omdat de workflow in veel processen ontbreekt.
    • o Zeer gecompliceerde Excel lijstjes, waarbij de huidige werkwijze in hoge mate afhankelijk is van de specifieke kennis van enkele medewerkers.

In het kernproces was met name de afstemming tussen verkoop en productie ondermaats. Zo werd er bijvoorbeeld een combinatie van bewerkingen verkocht die helemaal niet bestond, werden er onduidelijke definities gebruikt in offertes en werd de benodigde tijd om een bewerking uit te voeren onderschat.

Welke optimalisaties moeten worden uitgevoerd?

Om de systemen en daarmee de afstemming in het kernproces te verbeteren hebben we geadviseerd om op korte termijn in ieder geval het volgende te realiseren:

  • Omzet splitsen over meerdere grootboeken om het inzicht te vergroten
  • Personeel verdelen in direct en indirect (ook wat betreft verloning in GRB)
  • Kostprijzen bepalen voor:
    • o Machines
    • o Direct personeel
    • o Ruimtebeslag
    • o Materialen
    • o Diensten derden
  • Invoeren van de volgende KPI’s om de prestaties van het bedrijf te analyseren op:
    • o Productiviteit mensen en machines (normeringen vs werkelijke uren)
    • o Facturabiliteit mensen (afgezet tegen kosten)
    • o Dekking machines (afgezet tegen kosten)
  • Ombouwen van het format van de winst- en verliesrekening en aanmaken van dekkingsrekeningen, zodat in één oogopslag duidelijk is of er sprake is van onder- of overdekking

Voorsorteren op een nieuw ERP-systeem

Door het ontbreken van essentiële informatie in het ERP-pakket én de beperkte houdbaarheid ervan, hebben we de klant geholpen bij het maken van een blauwdruk van het gewenste proces. Deze blauwdruk is de basis van een selectieproces voor een nieuw ERP-systeem. De cliënt wenst ook in deze volgende fase gebruik te maken van onze expertise. In het nieuwe systeem is het belangrijk dat:

  • Het calculeren, offreren en factureren binnen één omgeving plaatsvindt.
  • Het ondersteunen van de verwerking eenvoudiger wordt.
  • Er voldoende inzicht komt in productiviteit en efficiency van de mensen en machines.

Waar kunnen we u mee helpen?

Herkent u zich in de geschetste situatie van dit bedrijf? En lopen bepaalde processen in uw onderneming niet effectief door het onvoldoende functioneren van de systemen? Dan kan het verstandig zijn om een expert van buitenaf in te schakelen om de processen te onderzoeken. Neem gerust vrijblijvend contact met ons op. We helpen u graag inzichtelijk te krijgen waar er optimalisaties mogelijk zijn en bespreken graag met u de mogelijkheden.