Na eerder uitstel is er nu een extra versoepeling opgenomen voor het toepassen van de lage ww-premie. Een digitale handtekening of instemming per e-mail of hr-systeem volstaat namelijk al.

Instemming per e-mail voldoende voor toepassing lage WW-premie

Vlak voor kerst is in de update van het Kennisdocument premiedifferentiatie WW een versoepeling aangebracht hoe de schriftelijke vastlegging van de arbeidsovereenkomst eruit zou moeten zien. In deze nieuwe versie staat namelijk dat niet alleen een schriftelijk door beide partijen ondertekende arbeidsovereenkomst of addendum volstaat. Ook een digitale handtekening of een instemming per e-mail of in een hr-systeem is namelijk voldoende voor het toepassen van de lage premie.

Wanneer toepassing lage WW-premie

Werkgevers moeten goed blijven opletten of het vaste contract van een werknemer wel voldoet aan de eisen voor de lage WW-premie. Alleen als aan alle drie de volgende voorwaarden voldaan wordt, is de werkgever 5% goedkoper uit en betaalt hij 2,94% premie in plaats van 7,94%:

  • De arbeidsovereenkomst geldt voor onbepaalde tijd.
  • De arbeidsovereenkomst is schriftelijk vastgelegd.
  • De arbeidsovereenkomst is geen oproepovereenkomst.

Werkgevers kunnen door de versoepeling ook volstaan met een e-mail aan de werknemer, waarbij de werknemer bevestigt dat sprake is een vaste arbeidsovereenkomst met een bepaald aantal uren én dat dit geen oproepovereenkomst is.

Bevestiging via e-mail voor toepassing lage WW-premie

De werkgever moet dan wel de bevestigende e-mail van de werknemer netjes bewaren bij de loonadministratie. De werknemer mag zelfs instemmen met een zogenoemde stemknop, waarmee de werknemer ‘ja’ of ‘nee’ kan terugsturen met twee muisklikken. De werknemer is overigens niet verplicht om die e-mail van de werkgever te beantwoorden en om – als hij hem al beantwoordt – de vaste arbeidsovereenkomst met een vaste omvang te bevestigen.

Kortom het blijft noodzakelijk dat in uw loonadministratie vastligt dat sprake is van een schriftelijke arbeidsovereenkomst tussen u en uw werknemer. Zonder deze schriftelijke vastlegging moet u de hoge premie van 7,94% toepassen. Zorg dus dat u voor 1 april 2020 deze vastlegging in uw dossier aanwezig is!

Geschreven door:

HRM adviseur Marga de Bree

Marga de Bree RPP RADI

Arbeidsjuridisch adviseur