Veelgestelde vragen Nmbrs (FAQ)

Veel vragen over Nmbrs (Salaris Online) zijn al eerder gesteld. Antwoorden op veel voorkomende vragen zijn op deze pagina verzameld. Staat uw vraag er toch niet bij, dan kunt u ons altijd contacten.

 

Wachtwoord wijziging 25 maart 2021

Waar moet mijn wachtwoord aan voldoen?

Vanaf 25 maart 2021 ondersteunt Nmbrs enkel wachtwoorden welke aan de onderstaande eisen voldoen:

  • Minimale lengte van 15 tekens;
  • Moet tenminste één hoofdletter bevatten;
  • Moet tenminste één kleine letter bevatten;
  • Moet tenminste één cijfers bevatten;
  • Moet tenminste één speciaal karakter bevatten;
  • Mag geen algemeen wachtwoord zijn; en
  • Mag niet het woord ‘Nmbrs’ of ‘Visma’ bevatten.

 

Hoe wijzig ik mijn wachtwoord?

In de applicatie is het mogelijk om uw huidige wachtwoord aan te passen. In deze handleiding staat beschreven hoe u dit doet.

 

Moet ik mijn wachtwoord veranderen op 25 maart 2021?

Voorlopig kunt u met uw bestaande wachtwoord nog steeds inloggen in het systeem. Wel adviseren we gebruikers om het huidige wachtwoord na 25 maart 2021 zo snel mogelijk opnieuw in te stellen. Zo vergroot u de complexiteit van uw wachtwoord en verbetert u de bescherming van uw account.

 

Wordt mijn wachtwoord afgewezen als ik niet aan de vereisten voldoe?

Drie maanden na deze wijziging voert Nmbrs een controle uit op gebruikersaccounts die nog geen wachtwoord reset hebben gedaan. Voor die gebruikersaccounts dwingen ze dan het opnieuw instellen van het wachtwoord af.

 

Geldt deze wijziging ook wanneer ik met Two Factor Authentication (2FA) inlog?

Ja. Wanneer u met 2FA inlogt, moet u eerst een wachtwoord ingeven. Dit wachtwoord valt ook onder het nieuwe wachtwoordbeleid.

 

Mijn wachtwoord voldoet al aan de nieuwe voorwaarden, moet ik deze alsnog resetten?

Wanneer uw huidige wachtwoord al aan de nieuwe voorwaarden voldoet, is het niet nodig om deze opnieuw in te stellen.

 

Algemeen

Wat doe ik als ik mijn wachtwoord vergeten ben?

Met behulp van de onderstaande stappen kunt u eenvoudig uw wachtwoorden resetten.

  • Ga naar Nmbrs (Salaris Online).
  • Druk onderin op de tekst: “Wachtwoord vergeten?”.
  • Vul in het scherm dat u te zien krijgt uw e-mailadres in. Druk vervolgens op ‘wachtwoord resetten’ om te bevestigen.
  • Binnen enkele ogenblikken ontvangt u een e-mail waarin staat aangegeven hoe u uw wachtwoord kunt resetten.

 

Hoe werkt het inloggen met de pincode?

Wanneer u gebruikmaakt van de ‘Manager Login’ (MSS) dan moet u bij het inloggen een pincode ingeven als extra beveiliging naast uw e-mailadres en wachtwoord. De eerste keer dat u inlogt, ontvangt u automatisch een melding. U kunt een pincode kiezen door de stappen te volgen.

Wilt u extra ondersteuning? U vindt op deze pagina een eenvoudig stappenplan voor het inloggen via ‘two factor authenticatie’.

 

Hoe werkt het inloggen met Google Authenticatie?

Wanneer u gebruikmaakt van de ‘Bedrijfslogin’ dan moet u bij het inloggen gebruikmaken van de applicatie ‘Google Authenticator’ als extra beveiliging naast uw e-mailadres en wachtwoord. Dit is een app die bij iedere login een nieuwe code produceert om in te loggen. Bij de eerste inlog moet u de volgende stappen doorlopen:

  1. Download de applicatie Google Authenticator op uw mobiele device vanuit de App Store of Google Play.
  2. U krijgt, wanneer u inlogt in Nmbrs, ook de downloadopties. Kies na het downloaden voor ‘volgende’.
  3. U opent Google Authenticator en scant de QR-code die in beeld komt.
  4. U krijgt vervolgens een code die u in hetzelfde scherm rechts moet invullen.
  5. Kies vervolgens voor ‘Validate’.

Stap 4 en 5 moet u vanaf nu iedere keer dat u inlogt in Nmbrs uitvoeren.

Wilt u extra ondersteuning? U vindt op deze pagina een eenvoudig stappenplan voor het inloggen via ‘two factor authenticatie’.

 

Wat moet ik doen als ik wil inloggen in Nmbrs maar geen mobiele telefoon heb?

Wanneer u gebruikmaakt van de ‘Bedrijfslogin’ dan moet u bij het inloggen gebruikmaken van de applicatie ‘Google Authenticator’ als extra beveiliging naast uw e-mailadres en wachtwoord. Dit is een app die u moet downloaden op uw mobiele telefoon en die bij iedere login een nieuwe code produceert om in te loggen. Wanneer u geen mobiele telefoon heeft dan kunt u bellen (088-4606969) of mailen (help@drv.nl) naar onze servicedesk. Zij helpen u graag verder.

 

Hoe kan ik met Google Authenticator handig inloggen op meerdere profielen?

Wanneer u meerdere profielen beheerd in Nmbrs dan moet u voor ieder profiel een andere code laten produceren via de Google Authenticator app. U volgt hiervoor de volgende stappen. Let op, wij gaan er hierbij vanuit dat u al op een profiel bent ingelogd met de Google Authenticator app. Dus dat u weet hoe u de app moet gebruiken.

  • Om in een ander profiel in te kunnen loggen moet u een nieuwe code toevoegen in de Google Authenticator app.
  • Voor u dit doet is het slim om de al gekoppelde code een naam mee te geven. U kunt dit doen via het pennetje rechtsboven in de app.
  • Zodra u een naam ingetypt heeft, dan slaat u deze op via het vinkje rechtsboven in de app.
  • Na het inloggen in Nmbrs kunt u, via Profiel wisselen, in Nmbrs een ander profiel toevoegen.
  • U vult uw inloggegevens in en krijgt opnieuw een stappenplan te zien voor het instellen van Two Factor Authenticatie.
  • U kiest hier voor de knop Volgende rechtsonder.
  • Nu wordt u gevraagd opnieuw een QR-code te scannen. U gaat hiervoor op uw mobiele device naar de Google Authenticator app en kiest voor het plusje (+).
  • U heeft nu twee opties: Een streepjescode scannen en Een geleverde sleutel invoeren. U kiest voor optie 1.
  • Scan nu de QR-code op uw scherm in Nmbrs met uw mobiele device. Google Authenticator genereert meteen een code van zes cijfers. Voer de code in bij Nmbrs rechts van de QR-code. Druk daarna op ‘verder’.
  • Kies vervolgens voor Validate.
  • U bent nu ingelogd in Nmbrs in het andere profiel.
  • Let op dat u ook deze code weer een naam geeft via het pennetje rechtsboven.

Om andere profielen toe te voegen, herhaal dezelfde stappen.

 

Wat betekent het als de medewerker loonstrook de melding geeft ’Loonstrook wordt herzien’?

Als de melding ‘Loonstrook wordt herzien’ wordt gegeven, dan houdt dit in dat er een (correctie-)run is die nog niet zichtbaar is gemaakt voor de medewerker.

Om een loonrun zichtbaar te maken moeten de (eerdere) loonrun(s) zichtbaar worden gemaakt door het vinkje aan de rechterkant aan te zetten.

Let op: Het kan zijn dat er een eerdere correctie-run is geweest, waardoor de medewerker de loonstrook niet kan inzien.

 

Wat als de runmelding ‘Ontbrekende kleur tabel, soort inkomen, cao code, zvw code etc.’ geeft?

Wanneer u runmeldingen krijgt van ontbrekende gegevens, dan betreft dit hoogstwaarschijnlijk een nieuw ingevoerde medewerker. Deze medewerker is ingevoerd in een andere periode, dan dat hij in dienst is getreden. U moet deze medewerker met terugwerkende kracht in dienst melden.

Dit doet u door:

  1. Alle gegevens met terugwerkende kracht invoeren in het dashboard.
  2. De medewerker verwijderen en opnieuw invoeren. De medewerker verwijdert u via ‘medewerker beheer’ op het tabblad ‘Instellingen’. U voert vervolgens de medewerker opnieuw in, in de voorgaande periode.

 

Waarom kunnen er geen loonstroken gedownload worden?

Er kunnen verschillende redenen zijn waarom je geen loonstroken kunt downloaden. Onderstaand worden deze redenen omschreven:

Bedrijfslogo met verkeerde settings gebruikt: Wanneer bij het bedrijf een logo is gebruikt met een verkeerde kleurcodering of verkeerde afmetingen, kunnen de loonstroken niet gedownload worden naar PDF.

Geen omschrijving loonopdracht: Eén van de redenen van het geen salarisstroken kunnen downloaden, is dat er geen omschrijving is meegegeven aan de loonopdracht. Om deze in te voeren, kunt u in het dashboard ‘Loonopdracht’ onder ‘Omschrijving’ klikken. Vervolgens opent zich er een pop-up en daar kunt u dan de gewenste omschrijving invoeren.

Let op! De wijziging moet worden opgeslagen voordat de loonstroken kunnen worden gedownload.

Ontbrekend adres bij bedrijf of medewerker: Een andere oorzaak kan zijn dat er geen adres is ingegeven bij het bedrijf/een van de medewerkers die is meegenomen in de run.

Voorbeeld: er is een run over 2014-01 gedaan, het adres van het bedrijf is er echter pas per periode 2014-02 ingezet. Dit is makkelijk te zien in de historie bij het adres. Voor de run van periode 1 is er dus geen adres ingegeven. Wanneer u nu de periode terugzet naar 2014-01 met het slotje open en het adres alsnog ingeeft, kunt u na het herberekenen van de salarisdocumenten de loonstroken downloaden.

 

Waarom staan er geen e-mailadressen van medewerkers?

Wanneer u de loonstrook beschikbaar wil stellen aan medewerkers, dan verschijnt er een pop-up met de e-mailadressen van medewerkers. Deze e-mailadressen zijn niet zichtbaar voor achteraf gecorrigeerde periodes.

 

Welke betalingen worden (niet) verrekend in het SEPA bestand?

Als er binnen een run een correctie op een eerdere loonstrook is gedaan, dan wordt het bedrag verrekend op de normale betaling naar de medewerker. Er zijn twee situaties waarin dit niet gebeurt:

Situatie 1: Een eerdere betaling is via een kasbetaling gedaan, achteraf voegt u een IBAN-nummer toe aan deze reeds verloonde periode en er volgt nog een nabetaling. In deze situatie zal het eerdere betaalde bedrag ‘tegengeboekt’ worden op ‘Kas’ en de volledige nieuwe betaling via het SEPA bestand worden meegenomen.
Oplossing: Indien dit niet wenselijk is, dan kan ervoor worden gekozen om het IBAN-nummer pas toe te voegen vanaf de eerstvolgende periode die nog niet uitbetaald is. De nabetalingen worden dan tevens op ‘Kas’ uitbetaald.

Situatie 2: Er is een negatieve loonstrook. De betaling aan de medewerker is in dit geval een inhouding. Dit zou kunnen gebeuren met een eindafrekening, maar ook wanneer een voorschot is uitbetaald wat daadwerkelijk hoger is dan de (netto) verloning in de betreffende periode. In dit geval wordt het (negatieve) bedrag op ‘Kas’ geboekt en wordt dit niet verrekend met een positieve betaling van een verloning in dezelfde run.
Oplossing: U voer deze betalingen (negatief)in, in de eerstvolgende periode op een onbelaste looncode.

Bij beiden situaties worden in de betaallijst (salarisdocumenten) deze bedrag onder het kopje ‘Kas’ weergegeven.

 

Hoe werken de signalen na uit dienst?

Wanneer medewerkers uit dienst zijn, worden er alleen nog signalen verstuurd ten aanzien van de actiepunten die bij de betreffende medewerker(s) zijn aangemaakt.

Deze actiepunten worden niet automatisch beëindigd, aangezien dit gebruikt kan worden als controlemiddel. Bijvoorbeeld of de betreffende medewerker zijn laptop heeft ingeleverd of zijn parkeerboete heeft voldaan.

Wanneer het actiepunt beëindigd wordt door het vinkje aan te zetten bij ‘Is afgesloten’, zal er geen signaal meer worden verstuurd.

 

Ondersteunt `Nmbrs audit files?

Nmbrs ondersteunt geen auditfiles voor de Belastingdienst. U kunt wel alle salarisdocumenten in één zip-bestand downloaden. Dit doet u door alle salarisdocumenten op te slaan naar ‘Bestandsbeheer’. Ze worden dan per loonrun opgeslagen in een zip-bestand, dat vervolgens kan worden gedownload.