Veelgestelde vragen DRV Facturen (FAQ)

DRV Facturen is een programma om de in- en uitgaande stromen aan facturen/bonnen te digitaliseren, te automatiseren en te autoriseren. Het is een programma in een veilige omgeving, te gebruiken via een app (Android-Iphone) of als webapplicatie. Veel vragen over DRV Facturen zijn al eerder gesteld. Antwoorden op veel voorkomende vragen zijn op deze pagina verzameld. Staat uw vraag er toch niet bij, dan kunt u ons altijd contacten.

Kent u de handige DRV Facturen app al? Download deze direct: Android / Apple

 

DRV Facturen

Wat moet ik doen als ik mijn wachtwoord vergeten ben?

Met behulp van onderstaande stappen kunt u eenvoudig uw wachtwoord resetten.

  • Ga naar het scherm waar u altijd inlogt of https://mfo-drv.lyanthe.com.
  • Druk onderin op ‘Wachtwoord vergeten?’.
  • Geef nu uw gebruikersnaam of e-mailadres in.
    Let op! Niet beiden, dit geeft een foutmelding.
  • Druk vervolgens op ‘Verstuur mail’ om te bevestigen.

Binnen enkele ogenblikken ontvangt u een e-mail met een link om uw wachtwoord te resetten.

 

Wat moet ik doen als ik mijn gebruikersnaam vergeten ben?

U kunt uw gebruikersnaam opvragen bij uw contactpersoon bij DRV.

 

Waar moet het e-mailadres staan van DRV Facturen?

Het e-mailadres van DRV Facturen mag enkel in het AAN- of TO-adres staan. Dus niet in CC of BCC.
Er mogen ook geen andere e-mailadressen bij staan. Het document wordt dan niet geaccepteerd.

 

Welke type documenten kan ik aanleveren in DRV Facturen?

U kunt alle documenten met het type ’pdf’”, ’tif’, ‘jpg’, ’rtf’, ‘doc’, ’docs’, ’xls’ en ’xlxs’ aanleveren in DRV Facturen.

 

Is er ook een app voor DRV Facturen?

Er is een app waarmee u onder andere facturen en bonnetjes kunt fotograferen en kunt doorsturen. Tevens kunt u ook via deze app goedkeuren. De app kunt u hier downloaden:

 

Welke soorten documenten kan ik doorsturen?

Inkoopfacturen:
Inkoopfacturen verwerken we het meeste binnen DRV Facturen. Hierdoor worden facturen zonder toelichting altijd herkent als inkoopfactuur. Het is dus niet per se nodig om één van onderstaande vier opties als onderwerp te kiezen bij het insturen van een inkoopfactuur.

Geen tekst in het onderwerp
Purchase     (+ extra tekst)
P                    (+ extra tekst)
Aankoop     (+ extra tekst)

Let op: wordt een inkoopfactuur gestuurd, waarbij het onderwerp van de mail “FW: Verkoopfactuur …” bevat? Dan kan deze worden herkend als verkoop, omdat er “verkoop” in het onderwerp staat.

Persoonlijke declaraties 
DRV facturen kan declaratieformulieren met de bijbehorende facturen/bonnen verwerken. De declaraties met bijbehorende facturen/bonnen kunt u mailen naar het scanadres, door het onderwerp van de mail te laten beginnen met #PD. Let op: zet er geen andere tekst achter, anders werkt het niet meer.

De aanlevering van declaratieformulieren met de bijbehorende facturen/bonnen, moeten per declaratie met bijbehorende facturen/bonnen in 1 mail worden opgestuurd naar het
desbetreffende scanmailadres. De bijlages moeten van hetzelfde bestandformaat zijn. Bij de verwerking van een declaratie wordt enkel het voorblad gelezen als factuur. De overige documenten worden als bijlages opgenomen bij de declaratie.

Inkoopfacturen met bijlagen (specificaties)
Het is mogelijke om facturen in te scannen die ook bijlages bevatten. Deze zal op dezelfde manier worden verwerkt als de persoonlijke declaraties. Ook hiervoor kunt u dus mailen naar het scanadres en het onderwerp van de mail laten beginnen met #PD.  Let op: zet er geen andere tekst achter, anders werkt het niet meer.

Creditcard afrekeningen
Het is mogelijk om een creditcard afrekeningen te laten verwerken. Ook deze worden op dezelfde manier verwerkt als de persoonlijke declaraties. Ook hiervoor kunt u dus mailen naar het scanadres en het onderwerp van de mail laten beginnen met #PD.  Let op: zet er geen andere tekst achter, anders werkt het niet meer.

Inkoop Reverse Billing
Het komt ook voor dat je de leverancier een factuur stuurt van de door jou afgenomen producten en/of diensten. Als je deze facturen op de normale manier scant, dan zal het systeem dit doorgaans herkennen als “Diverse leveranciers” waarbij de bedragen 0,00 zijn. Dit doet het systeem omdat deze vermoedt dat het verkeerd gescand is.

Door het systeem op voorhand aan te geven dat hier om reverse billing gaat en om er voor te zorgen dat het in het inkoopdagboek terecht moet komen, moet het onderwerp van de mail alleen het onderstaande bevatten:

#RB
of
#RBP

Let op: het onderwerp mag alleen deze twee termen bevatten. Als je meer toevoegt werkt dit niet meer.

Verkoopfacturen
Het uploaden van verkoopfacturen is ook mogelijk, door het onderwerp van de mail te beginnen met:

Sales         (+ extra tekst)
Verkoop   (+ extra tekst)
S                 (+ extra tekst)
V                 (+ extra tekst)

Let op: stuurt een relatie van DRV een inkoopfactuur van hem door, waarbij het onderwerp van de mail “FW: Verkoopfactuur …” bevat? Dan kan deze worden herkend als verkoop, omdat er “verkoop” in het onderwerp staat.

Verkoop Reverse Billing
Ook bij verkoopfacturen komt het voor dat de klant een factuur stuurt voor de afgenomen producten en/of diensten. Hierbij wil je dat deze facturen worden geboekt in het verkoopdagboek. De facturen moeten dan naar het scanadres gestuurd worden met als onderwerp alleen:

#RBS

Let op: het onderwerp mag alleen deze term bevatten. Als je meer toevoegt werkt dit niet meer.

Ik scan mijn facturen. Aan welke specificaties moeten documenten voldoen voor DRV Facturen?

Voor een optimale verwerking zijn de eisen van de scan minimaal in 300 DPI in zwart/wit.

 

Hoe groot mag één e-mail zijn die ik doorstuur naar DRV Facturen?

Een e-mail inclusief bijlagen mag niet groter zijn dan 15 MB. Stuur daarom liever meerdere e-mails met één factuur dan een te grote die niet geaccepteerd wordt.

 

Hoe groot mag één factuur zijn die ik doorstuur naar DRV Facturen?

Facturen die door worden gestuurd naar DRV Facturen mogen per stuk niet groter zijn dan 10 MB.

 

Hoe kom ik in mijn archief?

U komt via de volgende stappen bij uw archief:

  1. Kies op de website van DRV Facturen voor de Werkstroom —> Werklijst
  2. Vink nu rechtsboven het icoon met de groene duim aan.
  3. Klik daarna op: Mijn Werklijst —> Archief (> 1 Maand)
  4. Klik nu op Laatste 3 maanden en kies ‘Alle’
  5. Nu kan je op elke kolom filter zetten om een specifieke factuur te zoeken.

 

Welke facturen worden naar het scanadres verstuurd?

U kunt verschillende documenten naar het DRV e-mailadres sturen zoals inkoopfacturen, verkoopfacturen, zakelijke (pin)bonnen, creditcardafrekeningen en zakelijke belastingaanslagen. Standaard wordt alles gezien als ‘Inkoop’. Als het een ‘Verkoopfactuur’ betreft, zet dan een ‘V’ in het onderwerp van de mail.

 

Hoe kan ik facturen mailen naar DRV Facturen?

Er zijn verschillende manieren om facturen naar de applicatie DRV Facturen te sturen:

  1. Facturen toevoegen als bestand in de bijlage. Dit kan in het: “UBL” ’PDF’”, ’tif’, ‘jpg’, ’rtf’, ‘Heif, ‘doc’, ’docs’, ’xls’ en ’xlxs’ formaat. Andere formaten zoals .EML worden niet verwerkt.
  2. Het is mogelijk om meerdere facturen tegelijkertijd te versturen. Let op: alleen van hetzelfde bestandsformaat en in- en verkoopfacturen in gescheiden e-mails.
  3. Per mail ontvangen facturen stuurt u door naar uw persoonlijke DRV e-mailadres. Het is mogelijk om in te stellen dat facturen naar bijvoorbeeld facturen@uwbedrijf.nl automatisch worden doorgestuurd. Let op dat de inkomende e-mail wordt ‘doorgestuurd’ en niet in een nieuwe mail als ‘bijlage’ wordt toegevoegd. Vraag de IT adviseur voor ondersteuning indien er dit gewenst is.
  4. Komt er nog een papieren factuur binnen? Vraag de leverancier om een digitale versie te sturen. In de tussentijd kunt u deze scannen en mailen als bijlage naar het DRV Facturen scanadres.

 

Welke soorten factuur-stromen zijn er voor DRV Facturen?

U kunt via diverse stromen facturen/bonnen sturen naar DRV Facturen zoals:

  1. Via de e-mail: met daarin een factuur als bijlage. Hiervoor wordt door DRV een persoonlijk e-mailadres gegenereerd, bijvoorbeeld 1234567-99@scan2DRV.nl;
  2. Via de webapplicatie: door het uploaden (drag & drop) van PDF documenten.
  3. Via de app: door het maken van een foto van papieren facturen/bonnen.
  4. Via elektronisch facturering /UBL facturen: Informeer bij de relatiebeheerder naar de mogelijkheid om een machtiging in te dienen, waarna DRV leveranciers uitnodigt om UBL facturen te sturen.

 

DRV Facturen controleert de ontvangen documenten en zet ze goed. Vervolgens zijn de documenten de volgende werkdag zichtbaar in DRV Facturen. Daarna heeft u de mogelijkheid om facturen te bekijken, te controleren, goed te keuren (of af te keuren) of in de wacht te zetten. Alleen goedgekeurde facturen zet DRV Facturen door naar uw financiële administratie.

 

Waar moet ik op letten bij het scannen van een factuur voor DRV Facturen?

Bij het scannen van een papieren factuur voor DRV Facturen kunt u het beste op de volgende punten letten:

  • Stel het DRV e-mailadres in op uw scanner, zodat u direct naar het juiste e-mailadres mailt en dit niet steeds opnieuw hoeft in te voeren. U hoeft de facturen dan ook niet eerst op te slaan op uw eigen computer.
  • Voor optimale verwerking scan minimaal in 300 DPI zwart/wit.
  • Geef op uw papieren facturen aan of ze gescand en gemaild zijn, ter voorkoming dat facturen dubbel of niet gescand worden.
  • De totale grootte van één mail met meerdere facturen mag niet groter zijn dan 15 Mb. Een factuur mag niet groter zijn dan 10 Mb.
  • In verband met verwerking graag het totaal aantal facturen per mail op ongeveer 10 a 20 houden.