Veelgestelde vragen DRV Facturen (FAQ)

DRV Facturen is een programma om de in- en uitgaande stromen aan facturen/bonnen te digitaliseren, te automatiseren en te autoriseren. Het is een programma in een veilige omgeving, te gebruiken via een app (Android-Iphone) of als webapplicatie. Veel vragen over DRV Facturen zijn al eerder gesteld. Antwoorden op veel voorkomende vragen zijn op deze pagina verzameld. Staat uw vraag er toch niet bij, dan kunt u ons altijd contacten.

Kent u de handige DRV Facturen app al? Download deze direct: Android / Apple

 

DRV Facturen

Wat moet ik doen als ik mijn wachtwoord vergeten ben?

Met behulp van onderstaande stappen kunt u eenvoudig uw wachtwoord resetten.

  • Ga naar het scherm waar u altijd inlogt of https://mfo-drv.lyanthe.com.
  • Druk onderin op ‘Wachtwoord vergeten?’.
  • Geef nu uw gebruikersnaam of e-mailadres in.
    Let op! Niet beiden, dit geeft een foutmelding.
  • Druk vervolgens op ‘Verstuur mail’ om te bevestigen.

Binnen enkele ogenblikken ontvangt u een e-mail met een link om uw wachtwoord te resetten.

 

Wat moet ik doen als ik mijn gebruikersnaam vergeten ben?

U kunt uw gebruikersnaam opvragen bij uw contactpersoon bij DRV.

 

Waar moet het e-mailadres staan van DRV Facturen?

Het e-mailadres van DRV Facturen mag enkel in het AAN- of TO-adres staan. Dus niet in CC of BCC.
Er mogen ook geen andere e-mailadressen bij staan. Het document wordt dan niet geaccepteerd.

 

Welke type documenten kan ik aanleveren in DRV Facturen?

U kunt alle documenten met het type ’pdf’”, ’tif’, ‘jpg’, ’rtf’, ‘doc’, ’docs’, ’xls’ en ’xlxs’ aanleveren in DRV Facturen.

 

Is er ook een app voor DRV Facturen?

Er is een app waarmee u onder andere facturen en bonnetjes kunt fotograferen en kunt doorsturen. Tevens kunt u ook via deze app goedkeuren. De app kunt u hier downloaden:

 

Welke soort documenten kan ik doorsturen?

U kunt inkoopfacturen en verkoopfacturen doorsturen. Standaard worden alle documenten gezien als inkoop. Op het moment dat er in het onderwerp van de e-mail de volgende woorden staan, worden documenten anders beoordeeld:

  • Inkoop: ‘purchase’, ‘P’, ’Aankoop’
  • Verkoop: ‘Sales’, ‘Verkoop’. ‘S’, ‘V’, ‘S + elke omschrijving’

 

Ik scan mijn facturen. Aan welke specificaties moeten documenten voldoen voor DRV Facturen?

Voor een optimale verwerking zijn de eisen van de scan minimaal in 300 DPI in zwart/wit.

 

Hoe groot mag één e-mail zijn die ik doorstuur naar DRV Facturen?

Een e-mail inclusief bijlagen mag niet groter zijn dan 15 MB. Stuur daarom liever meerdere e-mails met één factuur dan een te grote die niet geaccepteerd wordt.

 

Hoe groot mag één factuur zijn die ik doorstuur naar DRV Facturen?

Facturen die door worden gestuurd naar DRV Facturen mogen per stuk niet groter zijn dan 10 MB.

 

Hoe kom ik in mijn archief?

U komt via de volgende stappen bij uw archief:

  1. Kies op de website van DRV Facturen voor de Werkstroom —> Werklijst
  2. Vink nu rechtsboven het icoon met de groene duim aan.
  3. Klik daarna op: Mijn Werklijst —> Archief (> 1 Maand)
  4. Klik nu op Laatste 3 maanden en kies ‘Alle’
  5. Nu kan je op elke kolom filter zetten om een specifieke factuur te zoeken.

 

Welke facturen worden naar het scanadres verstuurd?

U kunt verschillende documenten naar het DRV e-mailadres sturen zoals inkoopfacturen, verkoopfacturen, zakelijke (pin)bonnen, creditcardafrekeningen en zakelijke belastingaanslagen. Standaard wordt alles gezien als ‘Inkoop’. Als het een ‘Verkoopfactuur’ betreft, zet dan een ‘V’ in het onderwerp van de mail.

 

Hoe kan ik facturen mailen naar DRV Facturen?

Er zijn verschillende manieren om facturen naar de applicatie DRV Facturen te sturen:

  1. Facturen toevoegen als bestand in de bijlage. Dit kan in het: “UBL” ’PDF’”, ’tif’, ‘jpg’, ’rtf’, ‘Heif, ‘doc’, ’docs’, ’xls’ en ’xlxs’ formaat. Andere formaten zoals .EML worden niet verwerkt.
  2. Het is mogelijk om meerdere facturen tegelijkertijd te versturen. Let op: alleen van hetzelfde bestandsformaat en in- en verkoopfacturen in gescheiden e-mails.
  3. Per mail ontvangen facturen stuurt u door naar uw persoonlijke DRV e-mailadres. Het is mogelijk om in te stellen dat facturen naar bijvoorbeeld facturen@uwbedrijf.nl automatisch worden doorgestuurd. Let op dat de inkomende e-mail wordt ‘doorgestuurd’ en niet in een nieuwe mail als ‘bijlage’ wordt toegevoegd. Vraag de IT adviseur voor ondersteuning indien er dit gewenst is.
  4. Komt er nog een papieren factuur binnen? Vraag de leverancier om een digitale versie te sturen. In de tussentijd kunt u deze scannen en mailen als bijlage naar het DRV Facturen scanadres.

 

Welke soorten factuur-stromen zijn er voor DRV Facturen?

U kunt via diverse stromen facturen/bonnen sturen naar DRV Facturen zoals:

  1. Via de e-mail: met daarin een factuur als bijlage. Hiervoor wordt door DRV een persoonlijk e-mailadres gegenereerd, bijvoorbeeld 1234567-99@scan2DRV.nl;
  2. Via de webapplicatie: door het uploaden (drag & drop) van PDF documenten.
  3. Via de app: door het maken van een foto van papieren facturen/bonnen.
  4. Via elektronisch facturering /UBL facturen: Informeer bij de relatiebeheerder naar de mogelijkheid om een machtiging in te dienen, waarna DRV leveranciers uitnodigt om UBL facturen te sturen.

 

DRV Facturen controleert de ontvangen documenten en zet ze goed. Vervolgens zijn de documenten de volgende werkdag zichtbaar in DRV Facturen. Daarna heeft u de mogelijkheid om facturen te bekijken, te controleren, goed te keuren (of af te keuren) of in de wacht te zetten. Alleen goedgekeurde facturen zet DRV Facturen door naar uw financiële administratie.

 

Waar moet ik op letten bij het scannen van een factuur voor DRV Facturen?

Bij het scannen van een papieren factuur voor DRV Facturen kunt u het beste op de volgende punten letten:

  • Stel het DRV e-mailadres in op uw scanner, zodat u direct naar het juiste e-mailadres mailt en dit niet steeds opnieuw hoeft in te voeren. U hoeft de facturen dan ook niet eerst op te slaan op uw eigen computer.
  • Voor optimale verwerking scan minimaal in 300 DPI zwart/wit.
  • Geef op uw papieren facturen aan of ze gescand en gemaild zijn, ter voorkoming dat facturen dubbel of niet gescand worden.
  • De totale grootte van één mail met meerdere facturen mag niet groter zijn dan 15 Mb. Een factuur mag niet groter zijn dan 10 Mb.
  • In verband met verwerking graag het totaal aantal facturen per mail op ongeveer 10 a 20 houden.