Veelgestelde vragen (FAQ)

Online diensten en tools
Veelgestelde vragen (FAQ)

Veelgestelde vragen (FAQ)

Online diensten en tools

Veel vragen over de online diensten en tools van DRV Accountants & Adviseurs zijn al eerder gesteld. Antwoorden op veel voorkomende vragen zijn op deze pagina verzameld. Staat uw vraag er toch niet bij, dan kunt u ons altijd contacten.

  • DRV Online

  • Wat moet ik doen als ik mijn wachtwoord vergeten ben?

    Met behulp van de onderstaande stappen kunt u eenvoudig uw wachtwoorden resetten.

    1. Ga naar de website: https://online.drv.nl/.
    2. Druk onderin op de tekst: “Help, ik ben mijn wachtwoord vergeten”.
    3. Vul in het scherm dat u te zien krijgt uw gebruikersnaam en uw e-mailadres in. Druk vervolgens op het pijltje om te bevestigen.
    4. Binnen enkele ogenblikken ontvangt u een e-mail waarin staat aangegeven hoe u uw wachtwoord kunt resetten.
  • Wat moet ik doen als ik mijn gebruikersnaam vergeten ben?

    In de e-mails die wij met u communiceren wordt uw gebruikersnaam vermeld. Mocht u uw gebruikersnaam niet kunnen achterhalen door deze mails te bekijken, dan kunt u ons altijd om hulp vragen door te mailen naar help@drv.nl of door te bellen naar 088-4606969.

  • Ik heb mijn gereedstaande aangifte of jaarrekening geaccordeerd, maar toch krijg ik een reminder dat ik dit nog moet doen. Wat moet ik doen?

    Naast het akkoord geven van het document dient deze ook via een SMS-code bevestigd te worden. Hierna wordt het document aan DRV of rechtsreeks naar de Belastingdienst of KvK verstuurd.

    • Zorg dat het document de status ‘akkoord’ heeft, klik hiervoor in het accorderingsoverzicht op de groene knop. Wanneer dit document niet akkoord is, klik op de rode knop
    • Klik vervolgens op ‘SMS Code’, wacht tot u een code via sms heeft ontvangen en vul deze in
    • Onderin zal een groene balk verschijnen die aangeeft dat het document verstuurd is
  • Ik heb mijn gereedstaande aangifte of jaarrekening geaccordeerd, waar kan ik dit document inzien?

    Om uw gereedstaande aangifte/jaarrekening die u heeft geaccodeerd in te zien gaat u naar ‘Dossier’. Vervolgens klikt u op de map ‘According Online’.

    • Kies vervolgens de map waar het geaccordeerde document betrekking op heeft. Bijvoorbeeld een aangifte inkomstenbelasting van het jaar 2017 treft u aan in de map ‘2017’.
    • Klik op de betreffende documentnaam.
    • Het document opent.
    • Onderaan kunt u het document downloaden door op het wolkje te klikken.
  • Ik heb toegang tot meerdere accounts in DRV Online, hoe kan ik switchen naar een ander account?

    Om van account te wisselen klikt u rechts bovenin op het kleine pijltje en kiest u voor de optie ‘Cliënt’.

    • Nu verschijnen de diverse accounts waar u aan gekoppeld bent.
    • Selecteer vervolgens het juiste account.
  • Ik wil mijn controller of administrateur rechten geven tot DRV Online, wat moet ik doen?

    Om uw controller of administrateur rechten te geven tot DRV Online dient u contact op te nemen met uw contactpersoon bij DRV. Vervolgens geeft u aan dat u rechten wilt verlenen aan een ander persoon binnen uw bedrijf voor uw DRV Online administratie(s).

    • Bevestig dit per mail. Vermeld naam, e-mailadres en mobiel nummer van de persoon die u rechten wilt verlenen.
    • Geef aan, wanneer u meerdere accounts heeft, tot welke accounts deze persoon toegang dient te krijgen.
    • Geef aan welke documenten deze persoon mag inzien c.q. accorderen, zodat de rechten juist ingeregeld kunnen worden.
  • Hoe accordeer ik een document?

    Wanneer u ingelogd bent ziet u op de startpagina staan welk(e) document(en) gereed staan om te accorderen.

    • Klik vervolgens op het document, u kunt nu inhoudelijk het document bekijken en beoordelen.
    • Indien gewenst kunt u het document downloaden wanneer u onderaan op het wolkje klikt, waarna u het document kunt opslaan.

    Akkoord

    • Is het document correct klik op Akkoord, in het volgende scherm nogmaals op akkoord klikken.
    • Klik vervolgens op de button; stuur sms-code. Vul uw ontvangen sms code in en klik op akkoord. Uw document is nu verzonden.

    Niet akkoord

    • Is het document niet correct klik op Niet Akkoord, vul uw opmerking in waarom u niet akkoord gaat.
    • Klik vervolgens op de button; stuur sms-code. Vul uw ontvangen sms code in en klik op akkoord. Het document is afgekeurd, uw Relatiebeheerder ontvangt hier automatisch bericht van.
  • Hoe kan ik bestanden op een veilige manier uploaden in DRV Online?

  • DRV Salaris Online

  • Wat doe ik als ik mijn wachtwoord vergeten ben?

    Met behulp van de onderstaande stappen kunt u eenvoudig uw wachtwoorden resetten.

    • Ga naar de website: https://drv.nmbrs.nl/applications/Common/Login.aspx/.
    • Druk onderin op de tekst: “Wachtwoord vergeten?”.
    • Vul in het scherm dat u te zien krijgt uw e-mailadres in. Druk vervolgens op ‘wachtwoord resetten’ om te bevestigen.
    • Binnen enkele ogenblikken ontvangt u een e-mail waarin staat aangegeven hoe u uw wachtwoord kunt resetten.
  • Hoe werkt het inloggen met de pincode?

    Wanneer u gebruikmaakt van de ‘Manager Login’ (MSS) dan moet u bij het inloggen een pincode ingeven als extra beveiliging naast uw e-mailadres en wachtwoord. De eerste keer dat u inlogt, ontvangt u automatisch een melding. U kunt een pincode kiezen door de stappen te volgen.

    Wilt u extra ondersteuning? U vindt op deze pagina een eenvoudig stappenplan voor het inloggen via ‘two factor authenticatie’.

  • Hoe werkt het inloggen met Google Authenticatie?

    Wanneer u gebruikmaakt van de ‘Bedrijfslogin’ dan moet u bij het inloggen gebruikmaken van de applicatie ‘Google Authenticator’ als extra beveiliging naast uw e-mailadres en wachtwoord. Dit is een app die bij iedere login een nieuwe code produceert om in te loggen. Bij de eerste inlog moet u de volgende stappen doorlopen:

    1. Download de applicatie Google Authenticator op uw mobiele device vanuit de App Store of Google Play.
    2. U krijgt, wanneer u inlogt in DRV Salaris Online, ook de downloadopties. Kies na het downloaden voor ‘volgende’.
    3. U opent Google Authenticator en scant de QR-code die in beeld komt.
    4. U krijgt vervolgens een code die u in hetzelfde scherm rechts moet invullen.
    5. Kies vervolgens voor ‘Validate’.

    Stap 4 en 5 moet u vanaf nu iedere keer dat u inlogt in DRV Salaris Online uitvoeren.

    Wilt u extra ondersteuning? U vindt op deze pagina een eenvoudig stappenplan voor het inloggen via ‘two factor authenticatie’.

  • Wat moet ik doen als ik wil inloggen in DRV Salaris Online maar geen mobiele telefoon heb?

    Wanneer u gebruikmaakt van de ‘Bedrijfslogin’ dan moet u bij het inloggen gebruikmaken van de applicatie ‘Google Authenticator’ als extra beveiliging naast uw e-mailadres en wachtwoord. Dit is een app die u moet downloaden op uw mobiele telefoon en die bij iedere login een nieuwe code produceert om in te loggen. Wanneer u geen mobiele telefoon heeft dan kunt u bellen (088-4606969) of mailen (help@drv.nl) naar onze servicedesk. Zij helpen u graag verder.

  • Hoe kan ik met Google Authenticator handig inloggen op meerdere profielen?

    Wanneer u meerdere profielen beheerd in DRV Salaris Online dan moet u voor ieder profiel een andere code laten produceren via de Google Authenticator app. U volgt hiervoor de volgende stappen. Let op, wij gaan er hierbij vanuit dat u al op een profiel bent ingelogd met de Google Authenticator app. Dus dat u weet hoe u de app moet gebruiken.

    • Om in een ander profiel in te kunnen loggen moet u een nieuwe code toevoegen in de Google Authenticator app.
    • Voor u dit doet is het slim om de al gekoppelde code een naam mee te geven. U kunt dit doen via het pennetje rechtsboven in de app.
    • Zodra u een naam ingetypt heeft, dan slaat u deze op via het vinkje rechtsboven in de app.
    • Na het inloggen in DRV Salaris Online kunt u, via Profiel wisselen, in DRV Salaris online een ander profiel toevoegen.
    • U vult uw inloggegevens in en krijgt opnieuw een stappenplan te zien voor het instellen van Two Factor Authenticatie.
    • U kiest hier voor de knop Volgende rechtsonder.
    • Nu wordt u gevraagd opnieuw een QR-code te scannen. U gaat hiervoor op uw mobiele device naar de Google Authenticator app en kiest voor het plusje (+).
    • U heeft nu twee opties: Een streepjescode scannen en Een geleverde sleutel invoeren. U kiest voor optie 1.
    • Scan nu de QR-code op uw scherm in DRV Salaris Online met uw mobiele device. Google Authenticator genereert meteen een code van zes cijfers. Voer de code in bij DRV Salaris Online rechts van de QR-code. Druk daarna op ‘verder’.
    • Kies vervolgens voor Validate.
    • U bent nu ingelogd in DRV Salaris Online in het andere profiel.
    • Let op dat u ook deze code weer een naam geeft via het pennetje rechtsboven.

    Om andere profielen toe te voegen, herhaal dezelfde stappen.

  • Wat betekent het als de medewerker loonstrook de melding geeft ’Loonstrook wordt herzien’?

    Als de melding ‘Loonstrook wordt herzien’ wordt gegeven, dan houdt dit in dat er een (correctie-)run is die nog niet zichtbaar is gemaakt voor de medewerker.

    Om een loonrun zichtbaar te maken moeten de (eerdere) loonrun(s) zichtbaar worden gemaakt door het vinkje aan de rechterkant aan te zetten.

    Let op: Het kan zijn dat er een eerdere correctie-run is geweest, waardoor de medewerker de loonstrook niet kan inzien.

  • Wat als de runmelding ‘Ontbrekende kleur tabel, soort inkomen, cao code, zvw code etc.’ geeft?

    Wanneer u runmeldingen krijgt van ontbrekende gegevens, dan betreft dit hoogstwaarschijnlijk een nieuw ingevoerde medewerker. Deze medewerker is ingevoerd in een andere periode, dan dat hij in dienst is getreden. U moet deze medewerker met terugwerkende kracht in dienst melden.

    Dit doet u door:

    1. Alle gegevens met terugwerkende kracht invoeren in het dashboard.
    2. De medewerker verwijderen en opnieuw invoeren. De medewerker verwijdert u via ‘medewerker beheer’ op het tabblad ‘Instellingen’. U voert vervolgens de medewerker opnieuw in, in de voorgaande periode.
  • Waarom kunnen er geen loonstroken gedownload worden?

    Er kunnen verschillende redenen zijn waarom je geen loonstroken kunt downloaden. Onderstaand worden deze redenen omschreven:

    Bedrijfslogo met verkeerde settings gebruikt: Wanneer bij het bedrijf een logo is gebruikt met een verkeerde kleurcodering of verkeerde afmetingen, kunnen de loonstroken niet gedownload worden naar PDF.

    Geen omschrijving loonopdracht: Eén van de redenen van het geen salarisstroken kunnen downloaden, is dat er geen omschrijving is meegegeven aan de loonopdracht. Om deze in te voeren, kunt u in het dashboard ‘Loonopdracht’ onder ‘Omschrijving’ klikken. Vervolgens opent zich er een pop-up en daar kunt u dan de gewenste omschrijving invoeren.

    Let op! De wijziging moet worden opgeslagen voordat de loonstroken kunnen worden gedownload.

    Ontbrekend adres bij bedrijf of medewerker: Een andere oorzaak kan zijn dat er geen adres is ingegeven bij het bedrijf/een van de medewerkers die is meegenomen in de run.

    Voorbeeld: er is een run over 2014-01 gedaan, het adres van het bedrijf is er echter pas per periode 2014-02 ingezet. Dit is makkelijk te zien in de historie bij het adres. Voor de run van periode 1 is er dus geen adres ingegeven. Wanneer u nu de periode terugzet naar 2014-01 met het slotje open en het adres alsnog ingeeft, kunt u na het herberekenen van de salarisdocumenten de loonstroken downloaden.

  • Waarom staan er geen e-mailadressen van medewerkers?

    Wanneer u de loonstrook beschikbaar wil stellen aan medewerkers, dan verschijnt er een pop-up met de e-mailadressen van medewerkers. Deze e-mailadressen zijn niet zichtbaar voor achteraf gecorrigeerde periodes.

  • Welke betalingen worden (niet) verrekend in het SEPA bestand?

    Als er binnen een run een correctie op een eerdere loonstrook is gedaan, dan wordt het bedrag verrekend op de normale betaling naar de medewerker. Er zijn twee situaties waarin dit niet gebeurt:

    Situatie 1: Een eerdere betaling is via een kasbetaling gedaan, achteraf voegt u een IBAN-nummer toe aan deze reeds verloonde periode en er volgt nog een nabetaling. In deze situatie zal het eerdere betaalde bedrag ‘tegengeboekt’ worden op ‘Kas’ en de volledige nieuwe betaling via het SEPA bestand worden meegenomen. Oplossing: Indien dit niet wenselijk is, dan kan ervoor worden gekozen om het IBAN-nummer pas toe te voegen vanaf de eerstvolgende periode die nog niet uitbetaald is. De nabetalingen worden dan tevens op ‘Kas’ uitbetaald.

    Situatie 2: Er is een negatieve loonstrook. De betaling aan de medewerker is in dit geval een inhouding. Dit zou kunnen gebeuren met een eindafrekening, maar ook wanneer een voorschot is uitbetaald wat daadwerkelijk hoger is dan de (netto) verloning in de betreffende periode. In dit geval wordt het (negatieve) bedrag op ‘Kas’ geboekt en wordt dit niet verrekend met een positieve betaling van een verloning in dezelfde run. Oplossing: U voer deze betalingen (negatief)in, in de eerstvolgende periode op een onbelaste looncode.

    Bij beiden situaties worden in de betaallijst (salarisdocumenten) deze bedrag onder het kopje ‘Kas’ weergegeven.

  • Hoe werken de signalen na uit dienst?

    Wanneer medewerkers uit dienst zijn, worden er alleen nog signalen verstuurd ten aanzien van de actiepunten die bij de betreffende medewerker(s) zijn aangemaakt.

    Deze actiepunten worden niet automatisch beëindigd, aangezien dit gebruikt kan worden als controlemiddel. Bijvoorbeeld of de betreffende medewerker zijn laptop heeft ingeleverd of zijn parkeerboete heeft voldaan.

    Wanneer het actiepunt beëindigd wordt door het vinkje aan te zetten bij ‘Is afgesloten’, zal er geen signaal meer worden verstuurd.

  • Ondersteunt DRV Salaris Online audit files?

    DRV Salaris Online ondersteunt geen auditfiles voor de Belastingdienst. U kunt wel alle salarisdocumenten in één zip-bestand downloaden. Dit doet u door alle salarisdocumenten op te slaan naar ‘Bestandsbeheer’. Ze worden dan per loonrun opgeslagen in een zip-bestand, dat vervolgens kan worden gedownload.

  • DRV Facturen

  • Wat moet ik doen als ik mijn wachtwoord vergeten ben?

    Met behulp van onderstaande stappen kunt u eenvoudig uw wachtwoord resetten.

    • Ga naar het scherm waar u altijd inlogt of https://drv.exerius.com.
    • Druk onderin op ‘Wachtwoord vergeten?’.
    • Geef nu uw gebruikersnaam en e-mailadres in. Let op! Deze zijn niet hetzelfde.
    • Druk vervolgens op ‘Verstuur mail’ om te bevestigen.

    Binnen enkele ogenblikken ontvangt u een e-mail met een link om uw wachtwoord te resetten.

  • Wat moet ik doen als ik mijn gebruikersnaam vergeten ben?

    U kunt uw gebruikersnaam opvragen bij uw contactpersoon bij DRV.

  • Waar moet het e-mailadres staan van DRV Facturen?

    Het e-mailadres van DRV Facturen mag enkel in het AAN- of TO-adres staan. Dus niet in CC of BCC.
    Er mogen ook geen andere e-mailadressen bij staan. Het document wordt dan niet geaccepteerd.

  • Welke type documenten kan ik aanleveren in DRV Facturen?

    U kunt alle documenten met het type ’pdf’”, ’tif’, ‘jpg’, ’rtf’, ‘doc’, ’docs’, ’xls’ en ’xlxs’ aanleveren in DRV Facturen.

  • Is er ook een app voor DRV Facturen?

    Er is een app waarmee u onder andere facturen en bonnetjes kunt fotograferen en kunt doorsturen. Tevens kunt u ook via deze app goedkeuren. De app kunt u hier downloaden:

  • Is er een handleiding voor DRV Facturen?

  • Welke soort documenten kan ik doorsturen?

    U kunt inkoopfacturen en verkoopfacturen doorsturen. Standaard worden alle documenten gezien als inkoop. Op het moment dat er in het onderwerp van de e-mail de volgende woorden staan, worden documenten anders beoordeeld:

    • Inkoop: ‘purchase’, ‘P’, ’Aankoop’
    • Verkoop: ‘Sales’, ‘Verkoop’. ‘S’, ‘V’, ‘S + elke omschrijving’
  • Ik scan mijn facturen. Aan welke specificaties moeten documenten voldoen voor DRV Facturen?

    Voor een optimale verwerking zijn de eisen van de scan minimaal in 300 DPI in zwart/wit.

  • Hoe groot mag één e-mail zijn die ik doorstuur naar DRV Facturen?

    Een e-mail inclusief bijlagen mag niet groter zijn dan 15 MB. Stuur daarom liever meerdere e-mails met één factuur dan een te grote die niet geaccepteerd wordt.

  • Hoe groot mag één factuur zijn die ik doorstuur naar DRV Facturen?

    Facturen die door worden gestuurd naar DRV Facturen mogen per stuk niet groter zijn dan 10 MB.

  • Hoe kom ik in mijn archief?

    U komt via de volgende stappen bij uw archief:

    1. Kies op de website van DRV Facturen voor de Werkstroom —> Werklijst
    2. Vink nu rechtsboven het icoon met de groene duim aan.
    3. Klik daarna op: Mijn Werklijst —> Archief (> 1 Maand)
    4. Klik nu op Laatste 3 maanden en kies ‘Alle’
    5. Nu kan je op elke kolom filter zetten om een specifieke factuur te zoeken.