Neemt u personeel in dienst, houdt u er rekening mee dat er vanaf 10 maart 2014 nieuwe Nederlandse identiteitskaarten en paspoorten zijn. De nieuwe identiteitskaarten en paspoorten hebben een geldigheidsduur van 10 jaar (voorheen 5 jaar) voor personen van 18 jaar en ouder.

Identificeren nieuwe werknemer

U dient een nieuwe werknemer te identificeren op het moment dat de werknemer bij u in dienst komt. De werknemer dient een geldig identiteitsbewijs aan u te laten zien. Van het identiteitsbewijs maakt u een kopie die u bij uw salarisadministratie bewaart. Een rijbewijs is in dit geval geen geldig identiteitsbewijs omdat hierop namelijk niets over de nationaliteit en verblijfstatus van de werknemer staat vermeld.

Paspoort

Bij de nieuwe paspoorten dient u in het vervolg van twee bladzijden een kopie te maken. Op de bladzijde met de persoonsgegevens staat het BSN niet meer vermeldt. Deze kunt op de volgende bladzijde vinden. Daarom dient u van beide bladzijden een kopie te maken en bij uw salarisadministratie te bewaren.

Identiteitskaart

U moest altijd al van een identiteitskaart zowel de voor- als achterkant kopiëren voor bij uw salarisadministratie te bewaren. Dit moet u nog steeds. Nieuw is dat op de nieuwe identiteitskaart op de achterzijde het Burger Service Nummer (BSN) wordt vermeld.

Identiteitsbewijzen

Met de volgende documenten kan een werknemer zich bij u identificeren:

  • Nederlands paspoort of een paspoort of id-kaart van de landen van de EU en de EER;
  • Nederlandse identiteitskaart;
  • Nederlands reisdocument voor vluchtelingen;
  • Nederlands reisdocument voor vreemdelingen;
  • Verblijfsdocumenten en W-document.

Voor de paspoorten van alle andere landen geldt dat ze een geldige sticker voor verblijf moeten hebben.