Vanwege de coronacrisis is ook voor 2021 een ruimere vrije ruimte beschikbaar in de werkkostenregeling. Volgend jaar zal de vrije ruimte weer op het normale niveau zitten. Wij raden u dan ook aan om hier nu gebruik van te maken en uw personeel dit jaar onbelast diverse zaken te vergoeden en verstrekken. Hoe u dat doet vertellen we in dit artikel.

Werkkostenregeling

Door middel van de werkkostenregeling kunt u als werkgever uw personeel onbelast allerlei zaken vergoeden en verstrekken. Blijft u in een jaar binnen de zogenaamde vrije ruimte, dan betaalt u als werkgever geen belasting. Overschrijdt u wél de vrije ruimte, dan betaalt u 80% belasting via de eindheffing in de loonadministratie.

Verhoging vrije ruimte in 2021

De vrije ruimte bedraagt dit jaar 3% van de loonsom tot € 400.000. Over het bedrag daarboven is de vrije ruimte 1,18%. Volgend jaar bedraagt de vrije ruimte over de eerste € 400.000 nog 1,7%. Over bedrag daarboven blijft de vrije ruimte 1,18%.

Is de totale loonsom van alle werknemers bijvoorbeeld € 1.000.000, dan bedraagt de vrije ruimte in 2021 € 19.080 (3% van € 400.000 plus 1,18% van € 600.000). Vanaf 2022 gaat de vrije ruimte weer omlaag en bedraagt deze 1,7% van de eerste € 400.000 loonsom en 1,18% over het bedrag daarboven. Bij een loonsom van € 1.000.000 bedraagt de vrije ruimte in 2022 dan € 13.880, dus € 5.200 minder.

Welke onbelaste vergoedingen vallen buiten de vrije ruimte?

Voor bepaalde vergoedingen en verstrekkingen hoeft u als werkgever de vrije ruimte niet te gebruiken. Deze zogenaamde gerichte vrijstellingen en nihilwaarderingen kunt u vergoeden, verstrekken of ter beschikking stellen buiten de vrije ruimte.

Tip! Er bestaan verschillende gerichte vrijstellingen en nihilwaarderingen. Denk bijvoorbeeld aan de gerichte vrijstelling voor reiskostenvergoeding van € 0,19 per gereden zakelijke kilometer, voor studiekosten, arbovoorzieningen en de nihilwaarderingen voor consumpties en voorzieningen op de werkplek.

Voorwaarden gebruik vrije ruimte

Als een werkgever een vergoeding of verstrekking onbelast in de vrije ruimte wil onderbrengen, moet hij deze wel aanwijzen als eindheffingsloon in de werkkostenregeling. Dit kan bijvoorbeeld blijken uit de administratie of door dit vast te leggen in een document.

Een andere voorwaarde is dat de vergoedingen of verstrekkingen niet meer dan 30% mogen afwijken van wat in vergelijkbare omstandigheden gebruikelijk is (de zogenaamde gebruikelijkheidstoets). Is de afwijking groter? Dan mag de werkgever het bedrag daarboven niet aanwijzen in de vrije ruimte. Dat deel is dan als loon belast bij de werknemer.

Tip! De beoordeling of een vergoeding of verstrekking voldoet aan de gebruikelijkheidstoets kan lastig zijn. Gelukkig beschouwt de Belastingdienst alle vergoedingen, verstrekkingen of terbeschikkingstellingen van maximaal € 2.400 per persoon per jaar in ieder geval als gebruikelijk. Tot € 2.400 per persoon per jaar hoeft u zich dus geen zorgen te maken over de gebruikelijkheid. Dit wil overigens niet zeggen dat een vergoeding van meer dan € 2.400 per definities ongebruikelijk is. Alleen kan de Belastingdienst dan wel nader onderzoek doen.

Let op! Het bedrag van € 2.400 geldt in alle redelijkheid. De Belastingdienst geeft aan dat u hiervan geen gebruik mag maken als het loon van uw werknemer (hierdoor) lager is dan het wettelijke minimumloon.

Vrije ruimte doorschuiven niet mogelijk

U kunt de vrije ruimte gebruiken om extraatjes (deels) belastingvrij uit te keren, bijvoorbeeld een eindejaarsbonus. De vrije ruimte die dit jaar niet gebruikt wordt, kan niet worden doorgeschoven naar volgend jaar.

U doet er daarom verstandig aan te anticiperen op het gebruik van de vrije ruimte tot nu toe. Is nog een deel van de vrije ruimte niet gebruikt? Dan kunt u bijvoorbeeld beter nu iets extra doen in plaats van volgend jaar. Denk bijvoorbeeld aan een duurder kerstpakket. Uiteraard moet u dan wel rekening houden met de gebruikelijkheidstoets.