Veel ondernemers worstelen met de vraag hoe zij op een eenvoudige manier goed inzicht krijgen in het reilen en zeilen van de onderneming. De oplossing is dan vaak een dashboard met financiële cijfers. Maar om echt koers te zetten naar een beter resultaat, blijkt dat niet voldoende.

Presteren wij conform verwachting? Liggen wij achter op ons budget? Welke maatregelen moeten wij nog nemen om het jaarbudget in de resterende periode van het jaar te realiseren? Het zijn vragen die ondernemers zichzelf vaker stellen. Een goed ingericht dashboard geeft de juiste antwoorden. Die antwoorden verschillen per branche waarin u actief bent, maar de structuur om tot die antwoorden te komen, is voor iedere onderneming hetzelfde.

Hoe presteert uw onderneming?

Een veelgemaakte fout bij het inrichten van een dashboard is dat de indicatoren die aangeven hoe u op een bepaald gebied presteert, ook wel kpi’s genoemd (van Key Performance Indicatoren), zich slechts beperken tot financiële indicatoren, zoals liquiditeit, solvabiliteit of rentabiliteit. De prestaties van uw bedrijf omvatten echter alle aspecten van de bedrijfsvoering. En dus zou u ook op al deze aspecten moeten meten.

Hoe u dat kunt doen?

1. Denk goed na over uw ambities en stel (strategische meerjaren) doelen.

Wat wilt u de komende periode bereiken, nu alles langzaam weer ‘normaler’ lijkt te worden? Maar vooral ook: hoe denkt u dit te gaan realiseren? Wat is het maximale resultaat dat u kunt behalen binnen de beperkingen? Wat zijn de minimale kosten binnen uw huidige werkwijze? Wat gaat er goed, wat moet er beter of wat moet u door de huidige omstandigheden anders doen (op alle aspecten van de bedrijfsvoering)? Wat heeft u hierbij nodig? Vanuit deze nulmeting kunt u beoordelen welke informatie u nodig heeft om deze doelen te bereiken. Wellicht moet u investeren of juist een extra inkomensstroom opstarten. Of stel dat uw brutomarge achterblijft in vergelijking met de branche, dan is het van belang dat u in het dashboard de brutomarges per categorie, product in kaart brengt. Op die manier kunt u gericht zaken verbeteren.

2. Vertaal het doel van het eerste jaar uit het (strategisch) plan naar een jaarbudget gebaseerd op de doelen die u heeft gesteld.

Bepaal op basis van de nulmeting een budget voor het komende jaar. Om bijvoorbeeld de brutomarge te verbeteren kunt u zichzelf een ten doel stellen om deze met een specifiek percentage te verbeteren en op welke onderdelen u die stijging wilt behalen. Stel dat u de brutomarge wilt verbeteren op een specifieke productgroep en of dienst, dan kunt u aan de hand van de huidige beschikbare cijfers in aantallen en prijs een budget bepalen. Kijk daarnaast ook naar de processen om dit doel te bereiken. Voorbeelden hiervan zijn instructies voor uw personeel, uw prijzen aanpassen en uw inkoopbeleid wijzigen.

3. Bepaal circa vijf kpi’s die relevant zijn om te kunnen bepalen of iets goed gaat of niet.

Doe dit samen met uw contactpersoon van DRV én uw team, zodat het ook wordt gedragen door de betrokken medewerkers. Denk daarbij aan de eerder genoemde KPI’s als de brutomarges per productgroep, dienst, unit of per locatie, alternatieve omzetstromen, omzet per m2, per unit of per locatie, de arbeidsproductiviteit van het personeel en bezettingsgraad t.o.v. capaciteit.

4. Zorg dat deze kpi’s zonder veel moeite meetbaar zijn.

Richt vervolgens uw systemen zo in dat de output met weinig moeite kan worden opgenomen in uw dashboard. Het is ontzettend waardevol als u gelijk inzicht heeft in het inkoopbeleid of weet welke medewerker de meeste omzet scoort, zodat anderen van hem of haar kunnen leren.

5. Weet welke invloeden (coronamaatregelen, seizoen, eigen verbruik, breuk en bederf, outlet etc. ) uw cijfers beïnvloeden.

Bespreek de uitkomsten met uw contactpersoon van DRV en neem maatregelen op die gebieden waar resultaten achterlopen bij uw verwachtingen. Of richt u op die gebieden of waar er nog ruimte voor verbetering is zodat u de verwachtingen zelfs kan overtreffen. Betrek ook deze invloeden in het opstellen van nieuwe verwachtingen en aanpassingen op korte termijn zodat u goed kan bijsturen.

 


Mogelijk ook interessant voor u:
Whitepaper: Waarom een dashboard cruciaal is voor mkb-ondernemers


 

Koppeling operationele systemen

Het inrichten van een dashboard dat dit alles omvat vraagt om koppelingen met uw operationele systemen. Denk daarbij aan de personeelsadministratie, het CRM-pakket, logistieke systemen en online informatie uit externe bronnen. Het vergt uiteraard wat denkwerk over wat de essentiële data van uw kernprocessen zijn. Daarbij kan het leggen van koppelingen kosten met zich meebrengen. Maar, zoals ook geldt voor andere investeringen die u pleegt om uw strategische doelstellingen te bereiken, is dit meer dan de moeite waard. U krijgt een dashboard dat u in één oogopslag daadwerkelijk een overzicht geeft van de prestaties van uw onderneming. U kunt uw afdelingsmanagers mede verantwoordelijk maken voor de resultaten en motiveert hen met de voortgang.

Ondersteuning met DRV Pro

DRV biedt met DRV Pro niet alleen een mogelijkheid voor het vereenvoudigen van de administratieve processen door het scannen en automatisch boeken van facturen en/of het verwerken van lonen. Het meest belangrijke onderdeel is het dashboard dat uw kpi’s verzamelt en weergeeft. Dit dashboard kan met (nagenoeg) ieder systeem worden gekoppeld. De voorbereiding is, zoals ook eerder aangegeven, het belangrijkste. Bepaal eerst zorgvuldig welke output u wenst voor uw dashboard. Is dat lastig? Nodig dan onze adviseurs eens uit voor een kop koffie en een goed gesprek. Ook als u aan de slag gaat met de daadwerkelijke inrichting helpt DRV u graag. Lees meer over wat DRV Pro te bieden heeft!

In een half uurtje zien hoe een slim ingerichte administratie werkt?

Wilt u zien hoeveel tijd u bespaart met een efficiënte administratie en welke inzichten u boven tafel kunt halen? Vraag dan een persoonlijke (online) demonstratie aan en onze experts laten u uitgebreid de mogelijkheden zien. U kunt zelf aangeven wanneer dit voor u goed uitkomt! Vraag de vrijblijvende (online) demonstratie aan!