Een aantal van de vergoedingen en verstrekkingen vallen enkel onder de gerichte vrijstellingen of nihilwaarderingen als er sprake is van zakelijk gebruik. Er is regelmatig discussie over het al dan niet zakelijk gebruik van met name laptops of mobiele telefoons. Bovendien is er nog een grijs gebied ten aanzien van tablets. Deze kunnen namelijk in beide categorieën vallen. Gezien de ruimere eis zal de werkgever deze vaak willen rekenen tot de groep van de mobiele telefoons.

Om aan al deze discussies een einde te maken wordt vanaf 1 januari 2015 het noodzakelijkheidscriterium geïntroduceerd. Deze komt in de plaats van de eis van het zakelijke gebruik. Het noodzakelijkheidscriterium houdt in dat u aan uw werknemers onbelast vergoedingen en verstrekkingen mag doen als u deze voorzieningen noodzakelijk acht voor de goede uitoefening van hun dienstbetrekking. U moet dit voor iedere werknemer of groep van werknemers met vergelijkbare werkzaamheden apart beoordelen. Het is niet meer van belang of uw werknemers eventueel ook privévoordeel hebben van de voorziening.

Voorwaarden van het noodzakelijkheidscriterium

Volgens het Belastingplan 2015 gaat per 1 januari 2015 het noodzakelijkheidscriterium enkel gelden voor:

  • gereedschappen;
  • computers;
  • mobiele communicatiemiddelen en dergelijke apparatuur.

Om het noodzakelijkheidscriterium te mogen toepassen moeten uw werknemers verplicht zijn:

  • de voorziening terug te geven;
  • of de restwaarde te vergoeden indien de voorziening niet meer noodzakelijk is voor de dienstbetrekking en door de werknemer behouden blijft (bijvoorbeeld bij ontslag of een functiewijziging).

Als u gebruik maakt van de cafetariaregeling is het noodzakelijkheidscriterium niet van toepassing op de betreffende voorzieningen.

De bewijslast voor het noodzakelijkheidscriterium ligt in beginsel bij u als werkgever. Als een werknemer tevens bestuurder of commissaris is, wordt de bewijslast verzwaard. U moet dan namelijk niet alleen aantonen dat de voorziening noodzakelijk is voor een goede uitoefening van de dienstbetrekking, maar ook dat het gebruikelijk is dat een dergelijke voorziening wordt gegeven. Wanneer u aan uw bewijslast heeft voldaan, is het aan de inspecteur om het tegendeel te bewijzen.

Geschreven door:

Belastingadviseur Tamara van Mourik

Tamara van Mourik

Belastingadviseur en loonbelastingspecialist