Er bestaat geen recht op een vergoeding aan werknemers voor het thuiswerken. Maar wilt u toch uw werknemers tegemoet komen of ze voorzien van een goede werkplek? Dan kunt u gebruikmaken van tal van fiscale mogelijkheden. Voor bepaalde vergoedingen en verstrekkingen gelden namelijk gerichte vrijstellingen of zijn er nihilwaarderingen van toepassingen. Wat hier niet onder valt kan mogelijk via de werkkostenregeling onbelast worden vergoed. In dit artikel zetten we alle mogelijkheden voor u als werkgever op een rij en geven we aan op welke zaken u moet letten.

Fiscaal voordeel voor de werkruimte thuis

Voor de werkruimte thuis zijn verschillende fiscaal gunstige regels van toepassing voor u als werkgever. Bijvoorbeeld voor de inrichting, de apparatuur en overige voorzieningen. Voor de overige voorzieningen is er weer onderscheid tussen de werkruimte thuis die fiscaal gezien kwalificeert als werkplek en de werkruimte thuis die niet kwalificeert als werkplek. Daar komen we later op terug.

Vergoedingen inrichting werkruimte thuis gericht vrijgesteld (Arbo voorzieningen)

Arbovoorzieningen zijn voorzieningen die passen bij het arbeidsomstandighedenbeleid van uw organisatie. Bijvoorbeeld de inrichting van de werkruimte thuis. Voor de inrichting van de werkruimte thuis zijn vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen gericht vrijgesteld. Wel moet er dan voldaan worden aan de volgende voorwaarden:

  • De voorzieningen worden door u als werkgever vergoedt, verstrekt of ter beschikking gesteld op basis van een arboplan of een risico-inventarisatie en -evaluatie die voortkomt uit de Arbowet- en regelgeving. Dit kan gelden voor bijvoorbeeld een bureau en een bureaustoel, goede verlichting, et cetera. Lees hier meer over de verantwoordelijkheden van u als werkgever voor thuiswerkende werknemers.
  • De werknemer hoeft geen eigen bijdrage te betalen.
  • De werknemer de voorzieningen (gedeeltelijk) gebruikt in de werkruimte.
  • De inrichting van de werkruimte thuis voldoet aan bepaalde eisen van het Arbeidsomstandighedenbesluit.

Indien de werknemer na afloop van de coronacrisis niet meer thuiswerkt maar de verstrekte of vergoede voorzieningen wel mag houden, wordt vanaf dat moment niet meer voldaan aan de voorwaarde van de gerichte vrijstelling. De vergoede of verstrekte voorzieningen moeten dan tot het loon van de werknemer te worden gerekend, tenzij de werknemer de betreffende zaken terug moet geven of overneemt tegen de waarde in het economische verkeer.

Tip: het is ook mogelijk de betreffende vergoeding of verstrekking aan te wijzen als eindheffingsloon en gebruik te maken van de vrije ruimte van de werkkostenregeling.

ICT voorzieningen voor thuiswerkende werknemers

Voor ICT gerelateerde voorzieningen in de werkruimte thuis geldt het zogenoemde noodzakelijkheidscriterium. De werkgever bepaalt voor de werknemer welke gereedschappen, computers en dergelijke apparatuur, mobiele communicatiemiddelen etc. noodzakelijk zijn voor de behoorlijke vervulling van de werkzaamheden. De vergoeding, verstrekking of terbeschikkingstelling van deze voorzieningen is gericht vrijgesteld. Voorwaarde is wel dat de werknemer tot teruggaaf van de voorzieningen is verplicht of een vergoeding betaalt voor de restwaarde, wanneer hij of zij de voorzieningen niet meer nodig heeft (bijvoorbeeld bij het einde van de dienstbetrekking).

Bovendien mag de werknemer geen bestuurder of commissaris zijn in de onderneming van de werkgever, tenzij de werkgever aannemelijk maakt dat de voorziening een voor de behoorlijke vervulling van de werkzaamheden van de bestuurder of commissaris een gebruikelijke voorziening is. De bewijslast hiervan ligt bij de werkgever.

Let op! Het is niet mogelijk om dit soort voorzieningen uit te ruilen in het kader van een cafetariasysteem aangezien deze dan per definitie niet voldoen aan het noodzakelijkheidscriterium.

Overige voorzieningen op de werkplek

De werkgever kan voorzieningen op de werkplek zoals kleine consumpties (bijvoorbeeld koffie, thee, gebak en andere tussendoortjes) belastingvrij verstrekken. Een werkplek wordt hierbij gedefinieerd als een plaats waar u Arbo verantwoordelijk voor bent. De gerichte vrijstelling voor voorzieningen op de werkplek zijn over het algemeen niet van toepassing voor thuiswerkers. Energie en consumpties zijn dus voor rekening van de werknemer. Vergoeding van energie en consumptie kunnen wel als eindheffingsloon aangewezen worden in de vrije ruimte.

De werkgever kan intermediaire kosten vergoeden aan de werknemer, ook als de werknemer thuiswerkt. Intermediaire kosten zijn uitgaven die de werknemer voor de werkgever en voor diens rekening doet, bijvoorbeeld kantoorbenodigdheden zoals printpapier. De kantoorbenodigdheden blijven eigendom van de werkgever en de werknemer moet de benodigdheden zakelijk gebruiken. Een vergoeding van intermediaire kosten is geen loon.

Overige vergoedingen via de vrije ruimte van de werkkostenregeling

Vergoedingen en verstrekkingen die niet onder de hierboven besproken vrijstellingen vallen kunnen onder bepaalde voorwaarden worden aangewezen als eindheffingsbestanddeel en worden ondergebracht in de vrije ruimte van de werkkostenregeling. De vrije ruimte bedraagt in 2020 vanwege de corona-crisis 3% over de eerste EUR 400.000 van de loonsom en 1,2 % over het bedrag daarboven. Dat betekent dat meer vergoedingen en verstrekkingen onbelast kunnen worden gegeven aan de werknemers.

Voldoen aan de gebruikelijkheidstoets

Wel moet voldaan worden aan de gebruikelijkheidstoets. Dit houdt in dat vergoedingen of verstrekkingen alleen in de vrije ruimte mogen worden gebracht als de hoogte hiervan tot 30% afwijkt van wat in vergelijkbare gevallen gebruikelijk is. Bij de beoordeling of iets gebruikelijk is, moet gekeken worden naar de aard en omvang van de verstrekking.

In de praktijk hanteert de belastingdienst bij de beoordeling van het gebruikelijkheidscriterium een doelmatigheidsgrens van € 2.400 per persoon per jaar. Wanneer per werknemer niet meer dan € 2.400 per jaar wordt gegeven, dan levert dit geen probleem op. Wanneer meer wordt gegeven dan kan het zijn dat de Belastingdienst vragen gaat stellen of de vergoeding/verstrekking gebruikelijk is. Wanneer door de beloning de vrije ruimte wordt overschreden, dan komt de heffing (80% eindheffing) voor rekening van de werkgever.

Let op! U moet aan het eind van het jaar kunnen aantonen welke vergoedingen/verstrekkingen gericht vrijgesteld zijn en onder de nihilwaarderingen vallen. Ook moet u de berekening van de vrije ruimte inzichtelijk maken. Het is dus belangrijk dat u een juiste administratie bijhoudt. Een enkele fout in uw administratie kan naheffing tot gevolgen hebben.

Kennisdossier op onze website

Wilt u weten welke mogelijkheden u heeft om uw bedrijfsproces af te stemmen op de huidige genomen maatregelen in verband met het coronavirus ? Of wat u kunt doen om uw bedrijf gezond te houden? Op onze website hebben we een pagina ingericht waar ons specialistenteam corona de komende tijd regelmatig haar kennis met u deelt. Houd deze pagina in de gaten, zodat u de juiste keuzes kunt maken voor uw organisatie.

Geschreven door:

HRM adviseur Marga de Bree

Marga de Bree RPP RADI

Arbeidsjuridisch adviseur