Met deze eindejaarstips voor u als werkgever zorgt u voor een fijne jaarafsluiting voor u en uw personeel. In deze tips hebben wij zo veel mogelijk rekening gehouden met de plannen van het kabinet voor 2022.

Eindejaarstips voor werkgevers 2021

Eindejaarstip 33: Loonkostenvoordeel voor lage lonen

Werkgevers die werknemers in dienst hebben met een loon tussen 100% en 125% van het wettelijk minimumloon (WML), krijgen een tegemoetkoming in de vorm van het lage-inkomensvoordeel (LIV). U krijgt het LIV alleen voor werknemers met minimaal 1.248 verloonde uren per jaar. Het gaat daarbij om alle uitbetaalde uren, dus ook uren waarvoor niet gewerkt wordt. Denk aan betaald verlof, ziekte, overwerk en uitbetaalde verlofuren.

Tip: Ga na voor welke werknemers u op grond van het uurloon het loonkostenvoordeel zou kunnen ontvangen. Ga vervolgens na of zij het minimaal vereiste aantal uren werken. Zitten ze net onder de grens, dan kan het lonend zijn het aantal uren te verhogen.

Tip: Is het uurloon te hoog, dan kunt u in plaats van loon wellicht gebruikmaken van alternatieven. Denk daarbij aan onbelaste kostenvergoedingen en het onderbrengen van belast loon in de werkkostenregeling. Dit loon telt namelijk niet mee voor de bepaling van het LIV.

Jeugd-LIV

Voor jongeren van 18 t/m 20 jaar geldt een lagere tegemoetkoming in de vorm van het jeugd-LIV. De bedragen voor 2021 vindt u in onderstaande tabel. De eis van minstens 1.248 ver-loonde uren geldt niet voor het jeugd-LIV.

Leeftijd op 31-12-2020 Jeugd-LIV per uur Maximum jeugd-LIV per jaar
18 jaar€ 0,07€ 135,20
19 jaar€ 0,08€ 166,40
20 jaar€ 0,30€ 613,60

Eindejaarstip 34: Benut uw mogelijkheden binnen de werkkostenregeling

Benut ook dit jaar uw mogelijkheden binnen de werkkostenregeling. Beoordeel uw nog resterende vrije ruimte en bekijk of zaken die u in 2022 wilt vergoeden dan wel verstrekken nog in 2021 kunnen worden vergoed dan wel verstrekt. Het is namelijk niet mogelijk om de vrije ruimte die in 2021 over is, door te schuiven naar 2022.

Tip: De vrije ruimte in 2021 is verruimd vanwege de coronacrisis. Tot een loonsom van € 400.000 bedraagt de vrije ruimte dit jaar 3% en over het bedrag daarboven 1,18%. Doe hier uw voordeel mee!

Houd ook rekening met het gebruikelijkheidscriterium. Dit is een lastig criterium, dat inhoudt dat vergoedingen en verstrekkingen niet in de vrije ruimte kunnen worden ondergebracht als deze op zichzelf ongebruikelijk zijn en/of de omvang van de vergoeding/verstrekking ongebruikelijk is. Ongebruikelijk betekent in dit verband een afwijking van 30% of meer van wat in vergelijkbare omstandigheden gebruikelijk is.

Tip: Maak gebruik van de doelmatigheidsmarge van € 2.400 per persoon per jaar. Tot dit bedrag beschouwt de Belastingdienst de vergoedingen/verstrekkingen in ieder geval als gebruikelijk. Het bedrag van € 2.400 geldt in alle redelijkheid, dus bijvoorbeeld niet voor zover het loon van de werknemer lager is dan de bedragen waar hij recht op heeft volgens de Wet op het minimumloon of als stagiair. Overigens betekent dit niet dat het bedrag van € 2.400 per definitie onbelast is. Het bedrag telt ‘gewoon’ mee voor de vrije ruimte en als u die vrije ruimte overschrijdt, betekent dat een extra heffing van 80%.

Tip: Heeft u nog geen andere belaste vergoedingen of verstrekkingen gehad, dan kunt u zichzelf dit jaar als dga bijvoorbeeld ook een eindejaarsbonus geven van € 2.400. Staat uw partner ook op de loonlijst, dan geldt dit ook voor hem of haar. Dit is niet mogelijk als u gebruik heeft gemaakt van de loonkostensubsidie NOW 2 en volgende NOW-subsidies in het kader van de coronacrisis en u een voorschot in de tegemoetkoming kreeg van € 100.000 of meer, dan wel een definitieve tegemoetkoming van € 125.000 of meer. Dit verbod op een bonus voor de dga en partner geldt ook onder NOW 1 als er gebruik is gemaakt van de concernregeling. Verder geldt het verbod ook als u langer dan drie maanden bijzonder uitstel van betaling heeft gekregen.

Eindejaarstip 35: Heroverweeg concernregeling binnen werkkostenregeling

Heeft u meerdere bv’s, dan kunt u binnen de werkkostenregeling (WKR) de concernregeling toepassen. Door de concernregeling kan een bv die tot een concern behoort de ongebruikte vrije ruimte van een andere bv binnen hetzelfde concern benutten. Door de grotere vrije ruimte dit jaar vanwege de coronacrisis, is het gebruik van de concernregeling echter minder vaak voordelig. Als u de concernregeling toepast, kunt u namelijk maar één keer profiteren van de extra vrije ruimte van 3% over de eerste € 400.000 van de loonsom. Het gebruik van de concernregeling is optioneel en u hoeft uw keuze pas ná 2021 te bepalen.

Tip: Maak alleen gebruik van de concernregeling binnen de WKR indien deze positief voor u uitpakt. Houd er hierbij rekening mee dat de concernregeling alleen geldt voor bv’s, nv’s en stichtingen en dat een belang van minimaal 95% gedurende het gehele jaar vereist is.

Eindejaarstip 36: Vier kerst dit jaar ‘WKR-optimaal’ met uw personeel

Geef bij dreigende overschrijding van de vrije ruimte in plaats van een kerstpakket eens een nieuwjaarsgeschenk. En een bedrijfsfeestje is begin 2022 misschien net zo gezellig als eind 2021. Omdat deze verstrekkingen dan in 2022 plaatsvinden, komen ze ook ten laste van de vrije ruimte in 2022.

Let op!
Bedenk wel dat schuiven alleen zin heeft als u in 2022 niet met dezelfde dreigende overschrijding van de vrije ruimte te maken krijgt en houd er rekening mee dat de vrije ruimte in 2022 aanmerkelijk geringer is.

Let op!
Gaat de borrel binnenshuis gepaard met een maaltijd? Dan komt voor de maaltijd wel het forfaitaire bedrag van € 3,35 per werknemer ten laste van de vrije ruimte. Dit is echter altijd aanmerkelijk minder dan de werkelijke waarde van een maaltijd buiten de deur, die anders ten laste van uw vrije ruimte was gekomen.

Eindejaarstip 37: Vorm een voorziening voor een transitievergoeding

Bij onvrijwillig ontslag van een werknemer bent u in beginsel een transitievergoeding verschuldigd. De hoogte ervan is afhankelijk van het aantal jaren dat de werknemer bij u in dienst is geweest en de hoogte van het salaris. De transitievergoeding bedraagt in 2021 maximaal € 84.000 of een bruto jaarsalaris als dit meer is.

Zijn er voldoende aanwijzingen dat u op niet al te lange termijn een of meer werknemers moet ontslaan? Dan kunt u een voorziening vormen voor een transitievergoeding. Op deze manier kunt u nu al rekening houden met de kosten van een transitievergoeding die zich pas in de toekomst zullen voordoen. De hoogte van de voorziening moet u afstemmen op de te verwachten kosten en de te verwachten termijn waarop deze kosten zich zullen voordoen.

Let op!
Er moet een redelijke mate van zekerheid bestaan dat de transitievergoeding betaald moet worden. U zult dit dus aannemelijk moeten kunnen maken, bijvoorbeeld door aan te tonen dat een reorganisatie – bijvoorbeeld vanwege de coronacrisis – op termijn niet is te voorkomen.

Eindejaarstip 38: Bereid u voor op de wijziging reiskosten- en thuiswerkvergoeding

Werkgevers kunnen hun werknemers een vaste, belastingvrije vergoeding geven voor de kosten van het woon-werkverkeer. Indien uw werknemers een vaste reiskostenvergoeding voor het woon-werkverkeer krijgen, dan hoeft u die vanwege de coronacrisis niet aan te passen. Tot en met 31 december 2021 mag u blijven uitgaan van de feiten waarop de vaste vergoeding was gebaseerd. Voorwaarde hierbij is wel dat het recht op de vaste vergoeding uiterlijk vaststond op 12 maart 2020.

Vanaf 2022 gaat deze regeling veranderen. Vanaf 2022 kan gebruik worden gemaakt van de nieuwe faciliteit voor thuiswerken. Hierdoor kunt u thuiswerkende werknemers een onbelaste vergoeding geven van € 2 per dag. Indien uw werknemers volgend jaar blijven thuiswerken, betekent dit dat u vanaf volgend jaar een thuiswerkbeleid dient te hebben. Als werkgever dient u afspraken te maken met uw werknemer over het aantal dagen dat wordt thuisgewerkt. Op grond hiervan kunt u een vaste reiskostenvergoeding voor woon-werkverkeer en een vaste thuiswerkkostenvergoeding geven. Dit betekent dat u geen administratie hoeft bij te houden van de reisdagen en de thuiswerkdagen. Een incidentele wijziging in het patroon leidt dan niet in aanpassing in de vaste vergoedingen. Uiteraard moet u wel een aanpassing maken in de vaste vergoedingen bij meer structurele wijzigingen.
Bij gebruik van deze regeling moet (vormvrij) schriftelijk worden vastgelegd voor welke dagen of hoeveel dagen de desbetreffende vergoeding wordt gegeven.

U kunt als werkgever voor een werkdag óf een reiskostenvergoeding geven óf een thuiswerkkostenvergoeding, maar niet beide. U heeft in deze situatie de keuze welke vergoeding u wilt toepassen. Wanneer de werknemer tijdens een thuiswerkdag naar een zakelijke afspraak gaat die niet op de werkplek is, kan voor deze reis wel een reiskostenvergoeding worden gegeven zonder dat dit gevolgen heeft voor de thuiswerkkostenvergoeding.

Let op!
Brengt u de vergoeding onder in de WKR, dan dient u aannemelijk te kunnen maken dat de vergoeding voldoet aan het gebruikelijkheidscriterium en dus niet meer dan 30% afwijkt van wat in soortgelijke situaties aan vergoeding wordt verstrekt.

Let op!
U kunt in 2021 nog een vaste reiskostenvergoeding verstrekken die gebaseerd is op 214 werkdagen per jaar, als de werknemer ten minste 128 dagen per jaar naar de vaste werkplek reist. Deze regeling wordt in 2022 gewijzigd, wat erop neerkomt dat de vaste reiskostenvergoeding bij minder reisdagen naar rato berekend moet worden. Per saldo betekent dit dat de nieuwe thuiswerkregeling in combinatie met de bestaande vaste reiskostenvergoeding alleen gunstig uitvalt voor werknemers die minder dan 6 kilometer van het werk wonen. Dit zorgt voor u als werkgever minder reiskosten heeft wanneer er meer thuis wordt gewerkt.

Eindejaarstip 39: Vraag tijdig de verhoogde WBSO aan

Werkgevers die innovatieve activiteiten verrichten, kunnen via de WBSO een fiscale tegemoetkoming krijgen in de vorm van een percentage van de gemaakte kosten. Deze kosten bestaan uit de direct toerekenbare salariskosten plus de overige toerekenbare kosten van innovatie.

Als u innovatieve activiteiten gaat uitvoeren, kunt u de WBSO vooraf online aanvragen bij de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (rvo.nl). Aanvragen kan in vier periodes per jaar.

Let op!
Aanvragen voor de eerste periode van 2022 moeten uiterlijk 20 december 2021 bij RVO binnen zijn.

Geschreven door:

Belastingadviseur Mariëlle Spuijbroek

mr. Mariëlle Spuijbroek

Partner en belastingadviseur