Een werknemer meldt zich bij u ziek. Wat u mag vragen en vastleggen wordt bepaald door strenge privacy wetgeving?

Wat mag u vragen?

De werknemer hoeft bij de ziekmelding niet in detail te treden over de arbeidsongeschiktheid. Wel moet de werknemer enkele vragen van u beantwoorden. Welke vragen mag u aan uw zieke werknemer stellen?

  • Hoe lang verwacht de werknemer afwezig te zijn vanwege de ziekte?
  • Wat is het verblijfadres en het telefoonnummer van de zieke werknemer?
  • Zijn er nog lopende afspraken en werkzaamheden?
  • Heeft de werknemer recht op een ziektewet-uitkering?
  • Is een derde aansprakelijk voor de arbeidsongeschiktheid?

Vaak komt de laatste vraag niet aan bod terwijl het antwoord wel belangrijk kan zijn. Als bijvoorbeeld bij een verkeersongeval een derde aansprakelijk is, kan de schade op deze persoon verhaald worden. Als u niet op de hoogte bent van de betrokkenheid van de derde, kunt u zomaar compensatie mislopen.

No-risk polis van het UWV

Als een werknemer twee maanden bij u in dienst is, mag u vragen of de werknemer onder de no-risk polis van het UWV valt. Heeft u dit nog niet gedaan? Dan kunt u dit bij aanvang van de ziekte vragen. Zo weet u of u voor deze werknemer een ziektewet-uitkering bij het UWV kan aanvragen. Het UWV betaalt de uitkering rechtstreeks aan u en u blijft verantwoordelijk voor de loondoorbetaling aan de werknemer.

Wat mag u niet vragen?

U mag de werknemer niet vragen welke medicijnen hij/zij gebruikt. U mag de werknemer wel vragen dit aan de bedrijfsarts door te geven. Zeker als de werknemer medicijnen gebruikt die van invloed kunnen zijn op de veiligheid op de werkvloer. Denk hierbij aan medicijnen die de rijvaardigheid van de werknemer beïnvloeden.

De werkgever mag aan de werknemer niet de aard en de oorzaak van de ziekte vragen. Als de werknemer uit zichzelf medische gegevens aan u verstrekt, mag u deze medische gegevens ook niet vastleggen.

Vastleggen van informatie over ziekte

In uitzonderlijke gevallen mag de werkgever in het dossier van de werknemer de aard en de oorzaak van de ziekte registreren. Een uitzondering is bijvoorbeeld een werknemer die epilepsie heeft en waarbij het goed is dat de collega’s hiervan op de hoogte zijn. Een ander voorbeeld is een werknemer met een pacemaker. Collega’s moeten dan weten dat zij de werknemer niet met een AED apparaat mogen reanimeren.

Alleen de bedrijfsarts mag medische informatie aan uw werknemer vragen en dit ook vastleggen. Deze gegevens mogen niet met u gedeeld worden. De bedrijfsarts zal aan de hand van de verstrekte informatie en zijn bevindingen een advies aan u uitbrengen. In het advies is opgenomen of de werknemer wel of niet ziek is, hoe lang de ziekte naar verwachting duurt en de mate van arbeidsongeschiktheid.

Gegevens over het ziekteverzuim van uw werknemers, zoals het aantal dagen, mag u wel registreren. Is uw werknemer regelmatig ziek en zit er tussen de ziekmeldingen minder dan 28 dagen, dan dient u de dagen van de verschillende perioden bij elkaar optellen. Opvolgende ziektegevallen worden in dat geval gezien als een aansluitende ziektegeval.

Let op! Legt u medische gegevens vast die u niet mag registeren, dan kan dit tot hoge boetes leiden. Zorg dat u goed op de hoogte bent van wat u vast mag leggen en wat juist niet.

Regels voor zieke werknemer

Niet alleen u moet voldoen aan bepaalde verplichtingen bij een zieke werknemer. U kunt ook regels opstellen waar de werknemer zich aan moet houden in tijden van ziekte. Deze regels worden vastgelegd in een ziekteverzuimprotocol. Zo weet niet alleen u, maar ook de werknemer aan welke regels hij/zij moet voldoen.

Geschreven door:

HRM adviseur Marga de Bree

Marga de Bree RPP RADI

Arbeidsjuridisch adviseur