Regelmatig blijkt dat werkgevers de theorie rondom de werkkostenregeling minder goed beheersen dan zij denken. Hierdoor neemt de kans op naheffingen toe. In dit artikel vertellen we waar u op moet letten bij het bijhouden van uw administratie voor de werkkostenregeling (WKR) om boetes te voorkomen.

WKR-administratie

Wanneer de Belastingdienst bij u een looncontrole doet, staat de WKR-administratie op hun checklist. Is de Belastingdienst van mening dat uw WKR-administratie niet voldoet, dan kan de Belastingdienst naheffingsaanslagen met boetes opleggen.

Onder de WKR kunt u maximaal 1,2% van uw totale fiscale loon (de ‘vrije ruimte’) besteden aan onbelaste vergoedingen en verstrekkingen voor uw werknemers. Daarnaast kunt u bepaalde zaken onbelast vergoeden, verstrekken of ter beschikking stellen, de zogenoemde gerichte vrijstellingen of nihilwaarderingen. Uit uw (financiële) administratie moet blijken welke beloningsbestanddelen u heeft aangewezen als beloningen die vallen in de vrije ruimte (het zogenoemde eindheffingsloon) en de beloningen die vallen onder de gerichte vrijstellingen of nihilwaarderingen.

Er zijn vanuit de wet geen strikte voorschriften over hoe u kenbaar moet maken dat een beloningsbestanddeel aangemerkt is als een eindheffingsbestanddeel. U kunt dit bijvoorbeeld aangeven in uw grootboekadministratie, in de arbeidsvoorwaarden of schriftelijk aan uw medewerker bij toekenning. Zolang maar duidelijk is hoe u de beloning aan uw medewerker fiscaal behandelt.

Praktijkvoorbeeld

Een loonbelastingcontroleur bezoekt een reclamebureau. Het reclamebureau is van mening dat haar WKR-administratie prima op orde is. De Belastingdienst controleert de administratie steekproefsgewijs en constateert dat een restaurantfactuur niet terugkomt in de WKR-administratie. Door extrapolatie die bij een steekproef plaatsvindt, is de Belastingdienst voornemens om een naheffing van € 10.000 op te leggen.

Uit deze casus blijkt dat het niet op afdoende wijze aanwijzen van een restaurantbonnetje als eindheffingsbestanddeel, reden is voor de Belastingdienst om een naheffingsaanslag op te leggen. Ondanks dat:

  • De vrije ruimte wellicht nog voldoende ruimte had;
  • Het etentje een zakelijke grondslag had;
  • Etentjes duidelijk waren aangewezen als eindheffingsloon.

In de praktijk zien wij dat de Belastingdienst streng controleert op naleving van de WKR.

Stappenplan werkkostenregeling

Om naheffingen en de daarbij behorende boetes te voorkomen is het belangrijk om bij vergoedingen en verstrekkingen aan uw medewerkers een stappenplan te volgen:

  1. Bepaal of de vergoeding of verstrekking loon of een vergoeding is van intermediaire kosten;
  2. Is de vergoeding of verstrekking loon, bepaal daarna of deze vergoeding of verstrekking valt onder de gerichte vijstellingen of nihilwaarderingen;
  3. Valt de vergoeding of verstrekking niet onder de gerichte vrijstelling of nihilwaardering, ga dan na of u de vergoeding of verstrekking heeft aangewezen als eindheffingsbestanddeel en onderbrengt in de vrije ruimte of dat u het als loon van de desbetreffende medewerker moet behandelen;
  4. Verwerk de vergoeding of verstrekking goed in uw financiële administratie;
  5. Zijn de als eindheffingsbestanddeel aangewezen vergoedingen en verstrekkingen hoger dan de toegestane drempel, bereken dan over het meerdere 80% eindheffing en draag dit af aan de Belastingdienst.

Controle WKR-administratie

Graag nemen wij het administratieve proces rondom de vergoedingen en verstrekking aan uw medewerkers met u door, zodat u tijdens een controle door de Belastingdienst niet onaangenaam wordt verrast!

Geschreven door:

Belastingadviseur Tamara van Mourik

Tamara van Mourik

Belastingadviseur en loonbelastingspecialist