Als een werkgever een werknemer ontslaat of de arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd niet voortzet, dan moet de werkgever vanaf 1 januari 2020 al vanaf de eerste dag een transitievergoeding (ontslagvergoeding) betalen aan de werknemer. Voor werkgevers bestaat de mogelijkheid om bepaalde scholingskosten of kosten die zijn gemaakt voor outplacement af te trekken van de transitievergoeding. In de praktijk zien wij dat werkgevers weinig gebruik maken van deze mogelijkheid. Aan deze aftrekmogelijkheid zijn wel een aantal voorwaarden aan verbonden. Wij zetten ze voor u uiteen.

Kosten aftrekken van transitievergoeding

De kosten die een werkgever mag aftrekken van de transitievergoeding vallen in twee categorieën:

  • Transitiekosten: kosten die de werkgever maakt voor activiteiten en inspanningen bij ontslag om de werknemer van werk-naar-werk te begeleiden.
  • Inzetbaarheidskosten: kosten die tot doel hebben de inzetbaarheid van de werknemer buiten de organisatie te bevorderen.

Transitiekosten worden gemaakt in verband met het einde van de arbeidsovereenkomst. Deze kosten moeten gericht zijn op maatregelen die werkloosheid voorkomen of de periode van werkloosheid verkorten. Het gaat hier bijvoorbeeld om:

  • Kosten voor (om)scholing.
  • Kosten voor outplacement.
  • Kosten voor het hanteren van een langere opzegtermijn waarbij de werknemer is vrijgesteld van werkzaamheden. Hierdoor heeft de werknemer een sterkere positie op de arbeidsmarkt, omdat hij vanuit zijn baan op zoek kan naar nieuw werk.

Bij inzetbaarheidskosten gaat het om kosten waardoor de inzetbaarheid van de werknemer buiten de organisatie wordt bevorderd. Het gaat hier niet om kosten die gericht zijn op de huidige (of toekomstige) functie van de werknemer binnen de organisatie, maar om kosten voor maatregelen die gericht zijn op het vergroten van kansen van de werknemer op de arbeidsmarkt.

Voorwaarden

Er gelden een aantal voorwaarden voor het in mindering brengen van kosten op de transitievergoeding.

Schriftelijkheidsvereiste

Werkgever en werknemer dienen voorafgaand aan de opleiding of cursus schriftelijke overeenstemming te hebben bereikt over de aftrek van de kosten op de transitievergoeding. Hierbij moet u ook specificeren om welke kosten het precies gaat. Deze voorwaarde vervalt echter als bepaalde voorzieningen (zoals outplacement) in een cao of sociaal plan zijn opgenomen en de werknemer ervoor kiest van deze voorziening(en) gebruik te maken.

Maximale periode van vijf jaar

U mag alleen inzetbaarheidskosten van de transitievergoeding aftrekken die binnen vijf jaar voor het betalen van de transitievergoeding gemaakt zijn. Als de kosten langer dan vijf jaar geleden gemaakt zijn, kan bijvoorbeeld de opgedane kennis verouderd zijn waardoor het niet meer bijdraagt aan de brede inzetbaarheid van de werknemer.

Redelijke verhouding kosten en doel

De gemaakte kosten voor een cursus, opleiding of training mogen niet buitensporig hoog zijn. Ze moeten in verhouding staan tot het doel waarvoor deze kosten zijn gemaakt.

Geen loonkosten

De loonkosten van de tijd die de werknemer is kwijt geweest aan het volgen van de opleiding of cursus mag u niet van de transitievergoeding aftrekken. Een uitzondering hierop zijn de loonkosten voor het aanhouden van een langere opzegtermijn.

Kosten gemaakt door werkgever voor de werknemer

De kosten dienen gemaakt te zijn door u als werkgever en niet door een vorige werkgever in geval van opvolgend werkgeverschap. De werknemer dient ook daadwerkelijk gebruik te hebben gemaakt van de voorziening.

Kosten gemaakt tijdens of na de periode waarover de transitievergoeding wordt berekend

Als een werknemer meerdere arbeidsovereenkomsten bij uw organisatie heeft gehad die meetellen voor de berekening van de transitievergoeding, dan mag u de kosten die u tijdens eerdere arbeidsovereenkomsten heeft gemaakt ook aftrekken van de transitievergoeding.

Kosten mogen niet zijn verhaald

Kosten die u ergens anders gedeclareerd heeft mag u niet aftrekken van de transitievergoeding. Dit geldt ook voor kosten die een werkgever kan verhalen op een werknemer (bijvoorbeeld bij een studiekostenbeding).

Geschreven door:

HRM adviseur Marga de Bree

Marga de Bree RPP RADI

Arbeidsjuridisch adviseur