Een nieuw ICT-systeem kan een middel zijn dat helpt om uw bedrijfsprestaties verder te verbeteren. Er zitten echter een aantal risico’s aan. De negatieve effecten van het niet slagen van de ICT-implementatie kunnen groot zijn. Het kan er zelfs voor zorgen dat uw bedrijf in de problemen terecht komt.

Om het nieuwe ICT-systeem tot een succes te maken is het voorafgaand aan en gedurende de implementatie belangrijk om naast aandacht voor de techniek vooral ook aandacht te hebben voor de bedrijfsprocessen en uw werknemers. Vaak gaat het in de fase voor de implementatie echter al fout, namelijk bij het maken van de keuze voor een bepaald systeem. Voordat u de keuze maakt voor een leverancier en een specifiek systeem is het belangrijk goed helder te hebben welke doelstellingen u met het nieuwe ICT systeem wilt behalen (op zowel het niveau van de onderneming als de verschillende afdelingen). In veel gevallen zijn deze doelstellingen echter vooraf onvoldoende duidelijk, waardoor de juiste keuze maken op voorhand onmogelijk is.

Onze ervaring leert dat de DGA of directie in het MKB zich in veel gevallen te weinig bemoeit met de ICT implementatie. Voorafgaand zijn hierdoor de kaders onvoldoende duidelijk. Vaak neemt de financiële afdeling bij de ICT implementatie het voortouw. Het resultaat is dat het systeem voornamelijk vanuit financieel perspectief wordt ingericht waardoor er te weinig wordt stil gestaan bij de overige kernprocessen. Gedurende de implementatie blijkt dan dat het noodzakelijk is dat een deel van de bedrijfsprocessen wordt aangepast. Het nieuwe systeem faciliteert de bedrijfsprocessen in veel gevallen namelijk minder goed dan vooraf gedacht. Wij zijn van mening dat het systeem altijd de bedrijfsprocessen moet volgen en niet andersom. Het vooraf optimaliseren en in kaart brengen van de bedrijfsprocessen is in dit kader dus erg belangrijk voorwerk.

Draagvlak

Alle afdelingen van het bedrijf zullen gaan werken met het nieuwe ICT systeem. Het is dus noodzakelijk dat er voor het nieuwe systeem draagvlak is binnen alle afdelingen van het bedrijf. Bij een onjuiste aanpak zal vanuit de medewerkers (die al jaren op een bepaalde manier werken) weerstand ontstaan tegenover het nieuwe systeem en de nieuwe processen. Vaak zien ze niet in dat zij slechts één van de schakels in het geoptimaliseerde bedrijfsproces zijn. Het is belangrijk om gedurende het gehele implementatietraject goed met alle medewerkers te communiceren en goed stil te staan bij hun rol in het totale bedrijfsproces. Pas als zij begrijpen waarom het nieuwe systeem wordt geïmplementeerd zal de weerstand afnemen.

Behouden van het overzicht is noodzakelijk

Bij de start van de implementatie wordt een planning opgesteld die vaak compleet lijkt. Als de implementatie van start gaat moeten echter al snel besluiten worden genomen die effect hebben op de bedrijfsprocessen en de planning. Wanneer veel van dergelijke besluiten in korte tijd genomen moeten worden (door verschillende betrokkenen) verliest een bedrijf het overzicht. Voor een succesvolle ICT implementatie moeten de technische en procesmatige veranderingen in samenhang met elkaar bekeken worden. Een projectmanager moet dit proces in feite van kop tot staart bewaken. Er moeten concrete acties geformuleerd worden die het succes van de implementatie waarborgen.

De consultant vanuit de ICT-leverancier is vaak niet de meest geschikte persoon om deze rol tijdens de implementatie in te vullen. Toch is het noodzakelijk de brug te slaan tussen de technische oplossing en de organisatie. De projectmanager moet kennis hebben van bedrijfsprocessen, systemen en de menselijke kant van veranderprocessen. Als deze facetten in samenhang worden bekeken wordt het overzicht behouden. Hierdoor is de implementatie sneller, completeren en met minder weerstand vanuit de organisatie achter de rug.

Moore DRV heeft veel ervaring met de rol van projectmanager gedurende complexe ICT implementaties. Denkt u er aan te gaan investeren in nieuwe systemen? Of loopt de huidige ICT implementatie niet soepel? Neemt contact op om te bespreken waarmee we u kunnen helpen.

Geschreven door:

Accountant Marco Utermark

Marco Utermark AA

Lid Raad van Bestuur, partner en accountant