Met in totaal vier afdelingen en 65 medewerkers is de personeelsplanning bij Thermen Barendrecht nogal een uitdaging. Dankzij Dyflexis heeft eigenaar Jack Limburg echter altijd overzicht!

‘Wat wij doen is mensen happy maken door ze een rustgevende dag te bezorgen in hun drukke bestaan. Zodat ze opgeladen thuiskomen en er weer een poosje tegenaan kunnen’, vertelt Limburg. ‘Behalve de sauna hebben we een mooi restaurant met goed eten. We hebben zwembaden, bubbelbaden en een grote tuin met verschillende zitjes. Boven in het beautycenter kunnen onze gasten terecht voor verschillende behandelingen, zoals massages en voetverzorging.’

Ouderwetse spreadsheet

Omdat Thermen Barendrecht 65 medewerkers heeft die werken op vier verschillende afdelingen, was de personeelsplanning en de administratie jarenlang een tijdrovende klus. ‘Ik werkte vroeger met een spreadsheet, waarin ik zelf alle gegevens verwerkte. We hadden een kloksysteem voor het personeel dat één keer per maand werd uitgelezen. Ik moest zelf kijken wie er recht had op feestdagentoeslagen, wie overuren uitbetaald moest krijgen en bij wie de reiskostenvergoeding aangepast moest worden.

Het kostte me soms wel een volledige werkdag om alles met de telmachine uit te rekenen en de gegevens handmatig te verwerken. Een langzaam proces waarbij je tussendoor weinig inzichten had.’ Daar heeft Limburg inmiddels een oplossing voor. Sinds vier jaar maakt hij gebruik van het personeelsplanningsysteem Dyflexis. Dat maakt het plannen makkelijker, bespaart een hoop tijd en geeft wél die waardevolle inzichten die voor een ondernemer zo belangrijk zijn.

Makkelijk plannen

‘We kunnen de open shifts via het systeem met een paar klikken op de knop invullen. Dyflexis weet precies wie er wanneer beschikbaar is voor welke functie en wie niet. De één werkt bijvoorbeeld alleen doordeweeks en de ander juist in de weekenden. Zelfs van verlof- en ziektedagen is het systeem altijd op de hoogte. Daardoor zijn we niet meer afhankelijk van één HR-manager die alles weet. De managers van de vier afdelingen keuken, horeca, beauty en techniek maken de roosters zelf en kunnen dat bij afwezigheid zonder briefing van elkaar overnemen.

Managers sturen op verwachte omzet

Ook handig zijn de inzichten die Dyflexis biedt. We kunnen precies zien hoeveel uren er op een dag gepland staan en wat dat betekent voor de totale loonkosten. Dat zetten we tegenover de verwachte omzet, zodat de managers hier bij de planning op kunnen sturen. Tijdens de werkdag klokken de personeelsleden zich in en uit via een systeem dat gekoppeld is aan Dyflexis. En aan het einde van de dag moeten de managers de daadwerkelijk gemaakte uren accorderen.

‘Altijd een vinger aan de pols’

Omdat alle cijfers vervolgens automatisch worden doorberekend, kunnen we snel aan de bel trekken als er iets niet goed gaat. We kunnen makkelijk de oorzaak van een fout achterhalen en er meteen op inspelen. Bijvoorbeeld als er structureel te veel personeel staat ingepland, als een medewerker vaak te laat komt, of als iemand onnodig veel overuren maakt. Met Dyflexis houden we altijd een vinger aan de pols. Ik heb dankzij dit systeem veel meer voeling met wat er op de werkvloer gebeurt.

Bovendien levert het een hoop tijdswinst op. Tijd die ik nu ergens anders aan kan besteden. Net bijvoorbeeld nog aan een overleg met de horecamanager, die graag gemberthee op de kaart wilde zetten. We hebben samen even gekeken hoeveel gember we dan nodig hebben, wat dat zou kosten en hoe we het product kunnen bewaren. Terwijl we bezig waren, ontstond meteen het idee om meer kruidentheeën aan te bieden en er een proeverij van te maken. Het zijn momenten die misschien niet per se lang duren, maar die voor een ondernemer erg waardevol zijn.’

Duidelijkheid voor personeel

Ook voor de medewerkers levert het een hoop voordelen op. ‘De roosters worden drie weken van tevoren automatisch naar alle personeelsleden gestuurd via het systeem, dus zij weten al vroeg waar ze aan toe zijn. En ze kunnen via de tool zelf een vrije dag aanvragen. We kunnen allemaal zien wanneer dat is gedaan, wanneer die verlofdag is opgenomen en wat ze aan het einde van de maand nog over hebben. Dat levert veel duidelijkheid op en voorkomt misverstanden.

Die gewerkte uren, vrije dagen en ziektedagen worden allemaal in het systeem verwerkt en al die informatie wordt doorgevoerd in de salarisadministratie. Aan het einde van de maand leggen we alle gegevens van Dyflexis naast onze salarisadministratie en doen we even een controle. Zo nodig voeren we nog wat aanpassingen door en dan sturen we het door naar onze loonverwerker DRV, die beide systemen handig heeft ingericht en gekoppeld. Zij zorgen vervolgens voor de loonaangifte en alle loonstroken, zodat wij ons personeel netjes op tijd kunnen uitbetalen. Op die manier werken we al jaren heel erg fijn samen.’

Bekijk hier hoe DRV Accountants & Adviseurs u kan ondersteunen bij het inrichten en koppelen van uw personeelsplanning en salarisadministratie.