Kubox maakte de afgelopen jaren een flinke groei door. De aanbieder van opslagruimte heeft inmiddels vier vestigingen in de Randstad, één in Alkmaar, én een breng- en haalconcept met opslagcontainers. Met elke uitbreiding van het bedrijf groeit ook de financiële administratie. Om deze efficiënt en inzichtelijk te maken startte, operationeel directeur Sander van Hoek in 2018 de samenwerking met Moore DRV.

Sander van Hoek: ‘Er zijn best wat aanbieders van opslagruimte. Waar wij ons in onderscheiden is door goed te luisteren naar de klant. We bieden opslagruimte op maat en ontzorgen met een verhuisservice. En juist omdat we de klant centraal stellen, zijn onze eigen mensen superbelangrijk. Zij bedienen immers onze klanten. Onze mensen moeten dus een optimale werkomgeving hebben.’

Efficiënter werken

Tegelijkertijd werkt Kubox aan een optimalisatie in het creëren van klantwaarde en wil verder uitbreiden. Een efficiëntieslag was daarbij noodzakelijk om personeel te ondersteunen. Sander: ‘Vroeger boekten wij zelf onze inkoopfacturen. Toen dat naar verhouding te veel tijd ging kosten, hebben we contact gelegd met DRV. Samen hebben we de financiële systemen efficiënter ingericht. Zo komen inkoopfacturen nu rechtstreeks bij Moore DRV binnen. Vervolgens doen wij een accorderingsslag waarna Moore DRV de boekingen doet. Dat scheelt ons veel tijd.’

Dashboard inrichten

De leveranciers van de verschillende vestigingen van Kubox sturen hun facturen nu ieder naar een apart emailadres bij DRV. ‘Dankzij deze voorsortering weten we nu ook meteen op welke werkmaatschappij ze geboekt moeten worden.’ Naast inzicht in alle kosten en investeringen heeft Moore DRV ook toegang tot de omzetcijfers. Sander: ‘De omzetcijfers haalt Moore DRV uit ons ERP-systeem. Zo kunnen zij de opbrengsten uit het systeem halen en samen met de kosten weergeven in het financiële dashboard dat we samen ingericht hebben.’

 


Deze whitepaper is mogelijk ook interessant voor u:
Whitepaper: Waarom een dashboard cruciaal is voor mkb-ondernemers


 

Inzicht krijgen

Tegenwoordig kan Kubox binnen tien dagen na het aflopen van de maand de maandcijfers in het financiële dashboard zien. ‘Het financiële dashboard dat we gebruiken geeft uitstekend inzicht in onze financiële performance.’ Het voordeel van dit systeem is volgens Sander dat daar ook de begroting in geüpload is. ‘Zo kun je je werkelijke kosten en opbrengsten en het resultaat afzetten tegen wat je gepland had. DRV Pro helpt ons efficiënter te zien waar we cijfermatig staan ten opzichte van onze doelstellingen.’

Resultaten beoordelen

Kubox is al jaren heel bewust bezig met sturen op financiële data. ‘Voorheen deden we dit in Excel. Maar het dashboard geeft ons eenvoudiger inzicht in onze financiële performance. Het is een rapportage tool die mooi visueel is, en waarin je ook selecties kunt maken, bijvoorbeeld op werkmaatschappij. Door te filteren maak je het mogelijk dat je op meerdere manieren flexibel naar dezelfde data kan kijken en dat maakt het inzichtelijker. Zo kunnen we de prestaties van verschillende werkmaatschappijen tegen elkaar afzetten. Vervolgens kun je daarmee makkelijker actief op de cijfers sturen.’

Op cijfers sturen

Een ander voordeel is dat alle gebruikers van het dashboard gebruikmaken van dezelfde brondata. Sander: ‘In het dashboard hebben alle managers van de verschillende vestigingen toegang tot dezelfde data en die kunnen daar allemaal op hun eigen manier naar kijken en filteren op dat wat voor hen relevant is. Zo weten zij ook altijd waar ze staan ten opzichte van hun doelen en weet iedereen wat hem of haar te doen staat. Zo kunnen mensen ook zien wie waar goed in is en waar we van elkaar kunnen leren. Het dashboard zorgt dus ook voor efficiency en effectiviteit in de samenwerking met en tussen onze vestingen.’