Hoe belangrijk het is om uw administratie zorgvuldig te bewaren

Artikel
Boekhouding

Hoe belangrijk het is om uw administratie zorgvuldig te bewaren

Artikel

Expertise: Belastingadvies
Onderwerp: Boekhouding
Laatste update: 24 mei 2018
Gepubliceerd: 20 maart 2013

Voor het bewaren van bedrijfsadministratie geldt een wettelijke bewaarplicht van zeven jaar en in sommige gevallen zelfs tien jaar. Op het moment dat de Belastingdienst daar om vraagt, bent u namelijk verplicht om uw administatie ter beschikking te stellen. 

Het gaat hierbij om de volgende informatie:

  • Het grootboek
  • De debiteuren- en crediteurenadministratie
  • De voorraadadministratie
  • De in- en verkoopadministratie
  • De loonadministratie

De gegevens van onroerende zaken, zoals bedrijfspanden, moet u tien jaar bewaren. Dit in verband met de herzieningstermijn van de aftrek voorbelasting voor onroerende zaken.

Het niet kunnen meewerken aan het verzoek van de Belastingdienst heeft grote gevolgen. De Belastingdienst geeft in dat geval een informatiebeschikking af. U krijgt dan een naheffingsaanslag opgelegd en er vindt zogenaamde omkering van de bewijslast plaats. Dit houdt dat niet de Belastingdienst, maar u de verantwoordelijkheid heeft om te bewijzen dat uw bedrijfsadministratie correct is. Bovendien wordt de bewijslast verzwaard, dat wil zeggen dat het niet meer voldoende is dat er aannemlijk wordt gemaakt dat de (naheffings)aanslag onjuist is, maar dat u dit als belastingplichtige overtuigend moet bewijzen.

Het is dan ook van groot belang dat u een back up bewaart van uw administratie. Mocht uw bedrijfsadministratie om wat voor reden dan ook verloren zijn gegaan en u heeft geen back-up, dan is dit alsnog voor eigen rekening.

De volgende casus is een voorbeeld van een belastingplichtige van wie de bedrijfsadministratie werd gestolen. Er bestond geen back-up van de administratie.

Op 1 maart 2013 deed de Rechtbank Breda uitspraak over de bewaarplicht van bedrijfsadministratie tijdens onvoorziene omstandigheden. De belastingplichtige in kwestie verhuurde van 2006 tot en met 2010 twee bedrijfspanden. In 2011 werd door de Belastingdienst een boekenonderzoek aangekondigd naar de aangiften inkomstenbelasting en omzetbelasting over de jaren 2006 t/m 2010. De inspecteur verzocht om de administratie ter beschikking te stellen. Helaas kon de belastingplichtige niet aan dit verzoek voldoen. Even daarvoor had de persoon in kwestie namelijk de bedrijfsadministratie op een usb-stick opgeslagen. Deze usb-stick lag in een auto. Deze auto stond weliswaar op een afgesloten terrin, maar de volgende dag bleek de auto te zijn gestolen. Inclusief de usb-stick met de administratie. De Belastingdienst gaf vervolgens een informatiebeschikking af.

Hoewel de belastingplichtige tegen deze informatieschikking in hoger beroep ging bij de Rechtbank, oordeelde deze dat de diefstal van de administratie voor eigen risico was. Er was immers zelf de keuze gemaakt om de gehele administratie op een usb-stick in de auto te bewaren. Ook het feit dat er geen back-up of andere kopieen beschikbaar waren van de administratie woog hierbij mee.

Conclusie: we adviseren u dan ook om uw administratie zorgvuldig te bewaren en van uw (computer)bestanden regelmatig back-ups te maken.