Hoe lang bent u verplicht bepaalde gegevens, zoals facturen en dergelijke, minimaal op te slaan? Wat zegt de strengere AVG erover die per 25 mei 2018 ingaat en ook voor uw bedrijf gaat gelden? Volgens de AVG, zoals ook nu geldt onder de Wet bescherming persoonsgegevens (WBP), mag u persoonsgegevens niet langer bewaren dan nodig voor het doel waarvoor u ze heeft verzameld. Daarna moet u de persoonsgegevens ook daadwerkelijk vernietigen.

Wat zijn persoonsgegevens?

Het gaat in het kader van de AVG altijd over persoonsgegevens. Persoonsgegevens zijn gegevens die, alleen of in combinatie met andere gegevens, terug te herleiden zijn naar een natuurlijk persoon. Voorbeelden van persoonsgegevens zijn onder andere naam, adres, woonplaats, kentekennummer, personeelsnummer, mailadres en videobeelden.

Concrete termijnen

In de AVG zijn echter geen concrete termijnen opgenomen voor het bewaren van persoonsgegevens. In sommige gevallen schiet andere wetgeving u te hulp waarin specifieke bewaartermijnen zijn opgenomen. Dit kunnen maximale bewaartermijnen zijn, daarna dient u de gegevens te vernietigen, of minimale bewaartermijnen, waarbij u zelf een passende termijn moet bepalen voor het eventueel langer bewaren. Is er geen wetgeving dan dient u zelf beargumenteerd bewaartermijnen te bepalen.

Vereisten bewaren persoonsgegevens

U dient voor het bewaren van persoonsgegevens aan de volgende vereisten voldoen:

  • U dient vooraf vast te stellen hoelang bepaalde documenten met persoonsgegevens bewaard gaan worden.
  • De bewaartermijnen moeten openomen worden in een zogenaamd verwerkingsregister.
  • De personen van wie u gegevens verwerkt dienen geïnformeerd te worden over deze bewaartermijnen.
  • De bepaalde bewaar- en vernietigingstermijn dienen zo mogelijk te worden vertaald naar passende technische en organisatorische maatregelen.
  • Na verstrijken van de bewaartermijn dienen de persoonsgegevens daadwerkelijk vernietigd te worden of geanonimiseerd.

Salaris, factuur en verzuim

Er zijn binnen uw organisatie diverse processen en activiteiten waarin verschillende categorieën van persoonsgegevens nodig zijn. De verwerkingsdoelen per proces verschillen en hierdoor kunnen ook andere bewaartermijnen gelden. Denk aan salarisafspraken, facturen en verzuimbeheer. Hieronder hebben we enkele processen in een tabel gezet die meestal voorkomen in organisaties, met daarbij opgenomen wat de bewaartermijnen zijn en op welke wetgeving dit gebaseerd is. De bewaartermijn gaat lopen na bijvoorbeeld het einde van een dienstverband, het einde van een boekjaar of het doen van een registratie. Overigens kan het soms zo zijn dat de genoemde termijn wordt overruled door een andere wettelijke bewaarplicht (meestal is dit dan fiscale wetgeving).

In de opsomming hieronder staat van verschillende processen de maximale bewaartermijn plus de grondslag waarop het gebaseerd is:

  • Sollicitatieprocedure: 4 weken (grondslag: Vrijstellingsbesluit WBP)
  • Indiensttreding arbeidsovereenkomst: 2 jaar (grondslag Wet op de Rijksbelastingen)
  • Verzuimbeheer: 2 jaar (grondslag: Vrijstellingsbesluit WBP)
  • Beveiligingscamera’s: 4 weken (grondslag: Vrijstellingsbesluit WBP)
  • Bezoekersregistratie: 6 maanden (grondslag: Vrijstellingsbesluit WBP)
  • Logging internetgebruik, netwerk: 6 maanden (grondslag: Vrijstellingsbesluit WBP)
  • Gerechtelijke procedures: 2 jaar (grondslag: Vrijstellingsbesluit WBP)
  • Klantcontactmanagement: n.t.b. (grondslag: zelf vaststellen)

De volgende opsomming geeft de minimale bewaartijd aan van verschillende processen plus de grondslag waarop het gebaseerd is:

  • Salarisafspraken en arbeidsvoorwaarden: 7 jaar (grondslag: Wet op de Rijksbelastingen)
  • Loonbelasting en identiteitsbewijzen: 5 jaar (grondslag: Uitvoeringsregeling LB)
  • Debiteuren- en crediteurenadministratie: 7 jaar (grondslag: Wet op de Rijksbelastingen)

Tip: Bepaal als organisatie zelf beargumenteerd bewaartermijnen voor de processen waarin dit niet wettelijk is bepaald.

Vernietiging persoonsgegevens

Is de bewaartermijn van persoonsgegevens verstreken of zijn de gegevens niet meer noodzakelijk voor het doel? Dan moeten de gegevens vernietigd worden. Denk bijvoorbeeld aan gegevens over loonbeslag als het loonbeslag is opgeheven. Vernietiging moet gebeuren onder controle van uw bedrijf. Vernietigen houdt in dat de gegevens niet langer meer bestaan of niet langer meer bestaan in een bruikbare vorm. De AVG stelt geen extra vereisten aan het vernietigen van persoonsgegevens.

Geschreven door:

IT consultant Max Platvoet

Max Platvoet MSc RA RE

Accountant en adviseur cyber security & privacy