Van concept tot administratie: jonge ondernemers doen alles anders

Artikel
Van concept tot administratie: jonge ondernemers doen alles anders kleiner

Van concept tot administratie: jonge ondernemers doen alles anders

Artikel

Wie ondernemers Floor Bel en Linda van Vliet vraagt wat ze in Eetcafé De Passant anders willen doen dan hun voorgangers, zal zonder twijfel ‘alles’ als antwoord krijgen. Van het concept, tot de inrichting en de financiële administratie. De zaak aan de haven van Dordrecht krijgt vanaf 1 januari zelfs een nieuwe naam. Om aan iedereen duidelijk te maken dat de jonge ondernemers een nieuwe weg inslaan.

‘Toen we elkaar net leerden kennen, hadden we allebei al het idee om iets voor onszelf te gaan doen. We waren nog piepjong, dus hebben eerst gestudeerd, nog even in het buitenland gewoond en zijn uiteindelijk teruggekeerd naar onze wortels. Terwijl we ervaring opdeden in het werkveld hebben we altijd onze ogen opengehouden, maar er kwam steeds niets in de verkoop. Tot we dit jaar, de dag voor we op vakantie gingen, zagen dat De Passant te koop stond. Toen moesten we heel snel schakelen’, vertelt Floor. ‘Op 1 mei kregen we de sleutels’, vult Linda aan. ‘In negen dagen tijd bedachten we een menukaart, maakten we afspraken met leveranciers en maakten we met een hele grote groep vrienden de boel schoon. De Passant was echt een hele oude bruine kroeg; praktisch alles was toe aan vervanging. We hebben de gordijnen meteen weggedaan, een heleboel geverfd en een nieuwe inrichting geplaatst. Zodat we direct een frisse start konden maken.’

‘We richten ons op de totale beleving’

‘Sinds de opening proberen we één voor één dingen aan te pakken. We verven nu bijvoorbeeld de bar en op nieuwjaarsdag, om stipt 12 uur, maken we de nieuwe naam bekend. Daarmee willen we duidelijk maken dat we lef hebben en een nieuwe weg inslaan. Dat De Passant nu echt iets anders is. We hopen de nieuwsgierigheid van Dordtenaren ermee te wekken, zodat ze onze vernieuwde locatie eens een kans geven en vanaf dan hopelijk vaker terugkomen.’

‘Wat ons nieuwe concept dan is?’ vraagt Floor. ‘We willen een huiskamergevoel creëren; een plek zijn waar mensen graag komen om te tafelen en vervolgens lekker blijven hangen voor een borrel. De Passant is dus eigenlijk een restaurant dat overloopt in een kroeg. Iedereen moet zich er welkom voelen: van jong tot oud. Daarbij gaat het er niet alleen om dat we een lekker gerecht of een goed getapt biertje serveren, we richten ons op de totale beleving. Van de juiste verlichting, tot passende muziek en een persoonlijke ontvangst.’

Nieuw kassasysteem voor meer inzicht

‘Ook niet onbelangrijk is dat we de financiële administratie totaal opnieuw hebben ingericht. De oude eigenaren hadden een kassa voor ons achtergelaten uit 1994. En die werkte nog wel – er was zelfs een verbinding met de keuken – maar qua inzicht was het voor ons echt een drama. De computer haperde als we instellingen wilden veranderen en we konden slechts één keer per dag een uitdraai maken. Daar stond dan alleen de totale omzet op vermeld en op welk deel het hoge en het lage btw-tarief van toepassing was’, vertelt Floor.

‘Maar wij willen aan het einde van de week precies weten wat we hebben gedraaid’, gaat Linda verder. ‘Hoeveel biertjes we hebben verkocht en wat voor biertjes. Hoeveel kipsaté er in de zomermaanden zijn besteld. Of hoeveel liter chocomel tijdens de kerstmarkt. Door dat vanaf het begin meteen goed te registreren, kunnen we daar in de toekomst beter op inspelen als we gaan inkopen. Dan zien we met een paar klikken op de knop “hoe ging dat een jaar geleden”. Daarom zijn we overgestapt op een splinternieuw kassasysteem.’

Financiële administratie slim ingericht

‘DRV adviseerde ons daarnaast om de app Kassatellen te gebruiken voor het direct registreren van de omzetcijfers in de boekhouding. Kassatellen is gelinkt aan alle andere DRV-apps. Zoals DRV Facturen, waarmee we onze facturen automatisch in de boekhouding zetten; de app leest een digitale factuur direct uit en van papieren facturen hoeven we alleen een foto te maken. DRV Online, de hoofdpagina met alle belastingen; van loonadministratie tot omzet- en inkomstenbelasting. En Nmbrs waarmee we het personeel inroosteren en zicht hebben op het aantal gewerkte uren.’ ‘Al die gegevens komen samen in het dashboard dat DRV voor ons heeft ingericht. Dat biedt een heel overzichtelijk totaalplaatje en daarmee kunnen we in één oogopslag zien of we binnen de juiste marges blijven. Dat is heel fijn omdat we startend zijn en alles goed in de gaten willen houden. We hebben het eerste half jaar heel hard gewerkt en zijn tevreden over onze resultaten. De inzichten in cijfers geven ons de bevestiging dat we op de goede weg zitten’, legt Linda uit.

‘Schijnbaar eet men alleen nog tosti geitenkaas’

‘Naar aanleiding van die inzichten zijn er ook al een aantal dingen waarop we hebben aangestuurd’, geeft Floor aan. ‘Zo hebben we de prijzen van de menukaart bijvoorbeeld al gewijzigd. Omdat we zagen dat sommige marges wat krap waren en onze concurrenten veel hoger inzetten. En we zijn van drie soorten tosti’s op de kaart naar twee gegaan. We hadden een hele lekkere bedacht, waarvan we dachten dat het een hardloper zou worden, en natuurlijk een klassieke. Maar schijnbaar eten mensen alleen nog een tosti met geitenkaas!’