Uw kassa: meer dan slechts een registratiesysteem!

Artikel
Uw kassa: meer dan slechts een registratiesysteem!

Uw kassa: meer dan slechts een registratiesysteem!

Artikel

Vanzelfsprekend heeft u als ondernemer in de horeca een kassa nodig om te kunnen registreren wat een klant heeft genuttigd en dit af te rekenen. Er zijn echter veel verschillende soorten kassasystemen. In dit artikel vertellen we u waar u als horecaondernemer goed op moet letten bij het kiezen van een kassasysteem. En laten we u zien dat de kassa heel belangrijk is om inzicht te krijgen in uw bedrijf en bij te kunnen sturen waar dat nodig is.

Waaraan moet een kassasysteem voldoen?

Waaraan de kassa moet voldoen is voor elke ondernemer weer anders. Het is verstandig om bij aanschaf van een nieuw systeem te kijken op www.keurmerkafrekensystemen.nl. Dit keurmerk waarborgt dat alle transacties op het afrekensysteem foutloos en compleet worden geboekt. Het is daarnaast vooral belangrijk dat u kijkt naar hoe u het kassasysteem wenst te gebruiken. Zijn er meerdere kassa’s nodig? Is een grafische weergave van de indeling van het restaurant gewenst? Voorziet de kassa ook de bar en keuken van informatie? Kies je voor een geavanceerde applicatie die jouw personeel helpt om efficiënter te werken? Bijvoorbeeld door de werkvloer te verdelen in sectoren en bestellingen slim te groeperen per dienblad om inefficiënte routes te voorkomen.

Ga daarom om in gesprek met leveranciers (zoals Eijsink of Cashr) om de optimale kassaopstelling voor uw onderneming te kiezen. Wanneer u overstapt op een digitaal kassasysteem dat gekoppeld wordt aan uw boekhouding, bespaart u veel tijd en hebben u en uw boekhouder actueel inzicht in het presteren van uw horecaonderneming.

Inzicht in uw horecazaak via uw kassasysteem

Door uw kassasysteem te koppelen aan uw financiële administratie ontstaat er namelijk een schat aan data. In een dashboard kunt u deze data verzamelen en omzetten tot inzichtelijke en waardevolle managementinformatie. Denk daarbij aan de brutomarges van productgroepen zoals alcoholische dranken, frisdranken en de keuken.

Daarnaast kunt u ook tot in detail analyses maken. Zo ziet u concreet hoe het bijvoorbeeld gaat met uw marges en kostprijzen (zelfs per product), wat er goed gaat en waar ruimte voor verbetering is. Enkele voorbeelden van waardevolle analyses zijn:

  • Welke producten worden het meest verkocht en ‘dragen mijn omzet’?
  • Zijn de producten die mijn omzet dragen ook de producten met de meeste marge?
  • Waarom is de marge op een specifiek product lager dan verwacht? Zijn de gecalculeerde kostprijzen wel juist? Wordt er bijvoorbeeld voor de kipsaté meer kip gebruikt dan was gecalculeerd? Of is de inkoopprijs van de kip aanzienlijk gestegen, waardoor de marge kleiner is dan verwacht?
  • Stel dat u de prijs van één van uw hardlopende producten verhoogt met 50 cent. Wat is dan de prognose van de aankomende periode? Blijven klanten daardoor weg (meestal niet)? Of zorgt deze kleine aanpassing ervoor dat u maandelijks meer omzet draait, zonder dat de klant daar veel van merkt?
  • Wat is de gemiddelde besteding per gast? Wanneer het aantal couverts wordt geregistreerd in de kassa is dit gemakkelijk terug te vinden!
  • Welke van de medewerkers verkoopt de huiswijn, en welke medewerkers verkoopt een luxere wijn? Door een rapport met artikelverkopen per medewerker uit te draaien krijgt u inzicht in de commerciële kwaliteiten van uw personeel. En kunt u daar gericht op sturen met bijvoorbeeld een wijncursus of beloning voor uw personeel.

Tijdsbesparing op uw administratie

Naast de vele waardevolle inzichten, levert een koppeling tussen uw kassa en administratie u veel tijdwinst op. U hoeft namelijk niet meer periodiek de omzet per dag of periode door te geven aan uw accountant, of deze zelf te boeken in de administratie. Dit wordt dan automatisch gedaan en scheelt u veel tijd en stress in de kleine uurtjes of op de vrije (maan)dag.

Geen koppeling mogelijk? Tóch inzicht via een app!

Heeft u een kassasysteem dat niet gekoppeld kan worden aan uw administratie? Geen zorgen! Dan kunt u gebruikmaken van de handige app kassatellen. Door hierin dagelijks de z-afslag in te voeren, wordt de administratie direct bijgewerkt en heeft u actueel inzicht in de werkelijke opbrengsten en kosten. Hierdoor maakt u altijd geïnformeerde beslissingen en kan u direct bijsturen waar en wanneer dat nodig is.

Uw onderneming (bij)sturen met uw kassasysteem

Zoals u merkt is de kassa niet uitsluitend bestemd om af te kunnen rekenen. Deze is vooral belangrijk om uw horecaonderneming zo efficiënt mogelijk te leiden en bij te sturen op de plekken waar dat nodig. Hierbij is het van belang dat de beschikbare informatie zoveel mogelijk wordt ontsloten en geanalyseerd. Wilt u weten waar u op moet letten met de aanschaf van uw kassasysteem, of wilt u hulp bij het slim inrichten van uw administratie en kassasysteem? Onze adviseurs helpen u graag de juiste inzichten boven tafel te krijgen!