Snel en geautomatiseerd uw administratie doen?

Blog
Snel en geautomatiseerd administratie

Snel en geautomatiseerd uw administratie doen?

Blog

Laatste update: 23 maart 2018
Gepubliceerd: 05 juli 2017

Begin 2017 besloot Robert Broekhuizen een eigen optiekzaak te beginnen in Zwijndrecht: Bij Robert Optiek. Hij had jaren ervaring in de branche, maar merkte dat hij eigenlijk te weinig afwist van boekhouden. Terwijl hij juist in de eerste maanden behoefte had aan actuele informatie over zijn omzet en kosten. Robert wilde hiervoor een boekhouder in dienst nemen. Pascal Bieleveld van DRV Accountants & Adviseurs liet hem toen kennismaken met een geautomatiseerde oplossing voor zijn administratie: DRV Pro. Deze totaaloplossing wordt steeds verder uitgerold bij Robert, zodat hij actueel inzicht heeft in zijn administratie én tijd kan besparen.

Uw administratie doen met DRV Pro?

Voor veel ondernemers is de administratie een tijdrovende en onplezierige klus. Dit moet snel, eenvoudig en simpel kunnen. Met DRV Pro biedt DRV ondernemers de mogelijkheid om administratieve processen te vereenvoudigen en te versnellen. Facturen worden gescand en geboekt en lonen worden automatisch verwerkt, door een koppeling met de loonadministratie.

Bankgegevens en facturen eenvoudig in de administratie

Bankmutaties kunnen handmatig worden ingeboekt, maar het koppelen van de bank aan de administratie en het online verwerken van de mutaties gaat veel sneller. De grootbanken bieden een export aan van de banktransacties en deze export wordt door boekhoudpakketten direct verwerkt in de administratie. De veel gehoorde opmerking van ondernemers is vaak: “Nee, hier kan ik niet tegen op boeken”.

Online dashboard

Alle gegevens komen samen in het online dashboard. Dit dashboard is een verzameling van ‘klokken’ die in één oogopslag de belangrijkste informatie laten zien waarop de ondernemer zijn bedrijf wil sturen. Denk aan omzet, personeelskosten, maar bijvoorbeeld ook ziekteverzuim of productiekosten. Het dashboard kan met (nagenoeg) ieder systeem worden gekoppeld. Daardoor krijgt een ondernemer inzicht in financiële én operationele gegevens.

Ook Robert ervaart de voordelen van actueel inzicht in een overzichtelijke weergave: “Ik kan nu heel makkelijk zien dat de maand juni beter was dan de maand mei. Ik heb gelijk inzicht in mijn resultaten en weet heel nauwkeurig hoe ik ervoor sta. Ik ben net vier maanden bezig, dus ik wil het liefste per dag zien hoe ik het doe. Dat kan met DRV Pro. Daarnaast kan ik altijd bij mijn accountant Pascal terecht. Als een bepaalde koppeling niet werkt, of als er iets niet goed geregeld is, lost hij dat snel voor me op”.

Tijdwinst

Tijdwinst is een groot voordeel van DRV Pro. Het handmatig boeken kost vele malen meer tijd. De ervaring leert dat er een tijdwinst wordt geboekt van zo’n 75%: kostte de administratie eerder een uur, dan is de ondernemer nu in een kwartier klaar. Hierdoor hebben cliënten sneller en beter inzicht in bijvoorbeeld openstaande debiteuren.

Robert gebruikt deze oplossing ook: “De facturen komen binnen en schieten daarna gelijk door. Ik kan binnen twee seconden de transactie zien in het overzicht. Pascal krijgt ook alle gegevens binnen. Hij kan met mij op de achtergrond meekijken.”

Pascal Bieleveld: “Ik kijk inderdaad op de achtergrond mee. Hierdoor weet ik hoe Robert ervoor staat en kan ik zaken verduidelijken of hem van advies voorzien. We kijken samen naar zijn situatie, maar ook naar de mogelijkheden om de administratie nog verder te kunnen automatiseren. Bijvoorbeeld door in overleg te treden met inkoopcombinaties over hun wijze van factureren.

Tijd besparen met elektronisch factureren

Met DRV Pro kunt u ook elektronisch factureren. Elektronisch factureren is anders dan het online versturen van facturen, dat nu al vaak gebeurt. Bij online factureren wordt de factuur aangemaakt, geprint, gescand en verstuurd. Dit is echter vrij omslachtig en de reden hiervoor is vaak dat er in het boekhoudpakket geen bijlage bij de factuur gedaan kan worden, zoals een begeleidend schrijven. Met DRV Pro kunt u, voor u de factuur definitief gaat maken, een bijlage bijvoegen. U krijgt zelf ook een kopie toegestuurd voor de eigen administratie. De tijdbesparing kan dan wel oplopen tot ongeveer 2,5 minuut per factuur. Dat is voor 200 facturen per maand ruim 8 uur.

Koppelen van kassasysteem en webshop

Ondernemers met een fysieke winkel of online webshop willen graag dat de verkopen, omzet en voorraden direct in de boekhouding worden verwerkt. DRV Pro kan zo ingericht worden dat de webshop en het kassasysteem gekoppeld worden aan de administratie. Hierdoor worden de voorraden en verkopen direct in de administratie verwerkt. Dit kan door het aanleggen van koppelingen.

“We hebben het dashboard voor Robert zo ingericht dat hij inzicht heeft in zijn verkopen. Zijn kassasysteem is daarvoor gekoppeld. Daarnaast zijn er koppelingen met de inkooporganisatie, de bank, de loonadministratie en een koppeling voor facturen. Real-time inzicht, dat is ons doel“, aldus Pascal Bieleveld.

Ervaar DRV Pro zelf

Wilt u ook de voordelen van DRV Pro ervaren? Wij komen gratis bij u een demo geven. Hier vindt u meer informatie over DRV Pro.