In 5 stappen effectief sturen met een dashboard

Artikel
DRV Pro Dashboard

In 5 stappen effectief sturen met een dashboard

Artikel

Laatste update: 23 maart 2018
Gepubliceerd: 04 juli 2017

Veel ondernemers worstelen met de vraag hoe zij op een eenvoudige manier goed inzicht krijgen in het reilen en zeilen van de onderneming. De oplossing is dan vaak een dashboard met financiële cijfers. Maar om echt koers te zetten naar een beter resultaat, blijkt dat niet voldoende.

Presteren wij conform verwachting? Liggen wij achter op ons budget? Welke maatregelen moeten wij nog nemen om het jaarbudget in de resterende periode van het jaar te realiseren? Het zijn vragen die ondernemers zichzelf vaker stellen. Een goed ingericht dashboard geeft de juiste antwoorden. Die antwoorden verschillen per branche waarin u actief bent, maar de structuur om tot die antwoorden te komen, is voor iedere onderneming hetzelfde.

Hoe presteert uw onderneming?

Een veelgemaakte fout bij het inrichten van een dashboard is dat de indicatoren die aangeven hoe u op een bepaald gebied presteert, ook wel kpi’s genoemd (van Key Performance Indicatoren), zich slechts beperken tot financiële indicatoren, zoals liquiditeit, solvabiliteit of rentabiliteit. De prestaties van uw bedrijf omvatten echter alle aspecten van de bedrijfsvoering. En dus zou u ook op al deze aspecten moeten meten.

Hoe u dat kunt doen?

  1. Denk goed na over uw ambities en stel (strategische) meerjarendoelen. Wat wilt u de komende jaren bereiken, maar vooral ook, hoe denkt u dit te gaan realiseren? Wat gaat er goed, wat moet er beter (op alle aspecten van de bedrijfsvoering)? Wat heeft u hierbij nodig?
  2. Vertaal het doel van het eerste jaar uit het (strategisch) plan naar een jaarbudget gebaseerd op duidelijke afdelingsplannen (financieel, marketing en communicatie, sales, logistiek, productie, HR, ICT etc.).
  3. Bepaal met de afdelingsmanagers gezamenlijk (zo wordt het ook gedragen door de organisatie) circa 5 kpi’s per afdeling die relevant zijn om te kunnen bepalen of iets goed gaat of niet. Denk daarbij aan personeelsverloop, medewerkersmotivatie, marktaandeel, groei in een bepaald segment, etc.
  4. Zorg dat deze kpi’s zonder veel moeite meetbaar zijn en richt uw systemen zo in dat de output met weinig moeite kan worden opgenomen in uw dashboard.
  5. Bespreek de uitkomsten ook daadwerkelijk met uw (afdelings-)management en neem maatregelen op die gebieden waar resultaten achterlopen bij uw verwachtingen.

Koppeling operationele systemen

Het inrichten van een dashboard dat dit alles omvat vraagt om koppelingen met uw operationele systemen. Denk daarbij aan de personeelsadministratie, het CRM-pakket, logistieke systemen en online informatie uit externe bronnen. Het vergt uiteraard wat denkwerk over wat de essentiële data van uw kernprocessen zijn. Daarbij kan het leggen van koppelingen kosten met zich meebrengen. Maar, zoals ook geldt voor andere investeringen die u pleegt om uw strategische doelstellingen te bereiken, is dit meer dan de moeite waard. U krijgt een dashboard dat u in één oogopslag daadwerkelijk een overzicht geeft van de prestaties van uw onderneming. U kunt uw afdelingsmanagers mede verantwoordelijk maken voor de resultaten en motiveert hen met de voortgang.

Ondersteuning met DRV Pro

DRV biedt met Pro niet alleen een mogelijkheid voor het vereenvoudigen van de administratieve processen door het scannen en automatisch boeken van facturen en/of het verwerken van lonen. Het meest belangrijke onderdeel is het dashboard dat uw kpi’s verzamelt en weergeeft. Dit dashboard kan met (nagenoeg) ieder systeem worden gekoppeld. De voorbereiding is, zoals ook eerder aangegeven, het belangrijkste. Bepaal eerst zorgvuldig welke output u wenst voor uw dashboard. Is dat lastig? Nodig dan de adviseurs van DRV Performance Improvers eens uit voor een kop koffie en een goed gesprek. Ook als u aan de slag gaat met de daadwerkelijke inrichting helpt DRV u graag.